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L'Association des anciens
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Acte constitutif Statuts & Manuel des Opérations
Révisé le 23 avril 2012
TABLE DES MATIÈRES
PARTIE 1
L’Acte constitutif
| Partie A | La Charte : lettres patentes et lettres patentes supplémentaires | |
| Historique et extraits | ||
| Partie B | Statuts de l’Association | |
| Statut | 101 | Interprétation |
| 102 | Siège social | |
| 103 | Sceaux | |
| 104 | Couleurs et armoiries (Insigne) | |
| 105 | Le bâton de commandement | |
| 106 | Les membres | |
| 107 | Structure de l’organisation | |
| 108 | Devoirs et responsabilités | |
| 109 | Nominations, élections et scrutin | |
| 110 | Administration de la corporation | |
| 111 | Les finances de la corporation | |
| 112 | Promulgation, modification, révocation et ratification de statuts |
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| 113 | Entrée en vigueur et révocation globale | |
| 114 | Versions française et anglaise font pareillement autorité | |
| Annexe A | Le sceau corporatif de l’Association | |
| Annexe B | Les armoiries de l’Association | |
Acte Constitutif
PARTIE A - LA CHARTE
PARTIE B STATUTS DE L'ASSOCIATION
| 101 | INTERPRÉTATION | ||
| 101.1 | Dans les présents statuts généraux, | ||
| (1) | la « Loi » désigne la Loi sur les corporations canadiennes, L.R.C. 1970, c. C - 32 et amendements à ladite loi; | ||
| (2) | l’« Association » ou la « Corporation » désigne la ROYAL CANADIAN MOUNTED POLICE VETERANS' ASSOCIATION - L'ASSOCIATION DES ANCIENS DE LA GENDARMERIE ROYALE DU CANADA; | ||
| (3) | le « Comité exécutif » désigne le comité exécutif national au siège de l'Association constitué aux termes du statut 107.1; | ||
| (4) | l’« Acte constitutif » comprend la charte, les lettres patentes, les lettres patentes supplémentaires, les Statuts généraux et les règlements de la Corporation; | ||
| (5) | la « Gendarmerie » désigne la Gendarmerie royale du Canada ainsi que la Police à cheval du Nord-Ouest et la Royale Gendarmerie à cheval du Nord-Ouest; | ||
| (6) | « en règle », dans le cas d'une division, signifie que la division a versé le trente-etunième jour de mars ou avant cette date, la cotisation par personne qui a été fixée pour l'année civile en cours; | ||
| (7) | « en règle », dans le cas d'un membre actif de l'Association, signifie que le membre a payé sa cotisation à la division en règle pour l’année en cours et que son adhésion n'est pas suspendue ni annulée; | ||
| (8) | l’« assemblée générale » comprend l'assemblée générale annuelle et l'assemblée générale extraordinaire des membres de l'Association; | ||
| (9) | « membre de la Gendarmerie » désigne une personne qui est ou a été un membre de la Gendarmerie aux termes de la loi fédérale autorisant la constitution ou la continuation de la Gendarmerie. | ||
| (10) | la « réserve » désigne la réserve de la Gendarmerie. | ||
| (11) | « délégué ayant droit de vote » désigne un président de division, ou un autre membre de la division qui est autorisé à voter par procuration au nom de tous les membres actifs en règle et les membres à vie de la division qui ne sont pas présents à l’assemblée générale ou à la réunion du Conseil national ; | ||
| (12) | « Manuel des opérations » comprend toutes les directives, les procédures et les lignes directrices de l’Association tout comme celles de l’Acte constitutif. | ||
| (13) | « Membre de l’Association » désigne une catégorie de membre comment indiqué dans le statut 106.1 to 106.6. | ||
| (14) | « Président honoraire » désigne le commissaire de la Gendarmerie royale du Canada. | ||
| 102 | SIÈGE SOCIAL | ||
| 102.1 | L'Association a son siège à Ottawa (Ontario) à l'endroit que le Comité exécutif désignera de temps à autre. | ||
| 103 | SCEAU | ||
| 103.1 | Le sceau corporatif sera gardé au siège social de l’Association (Annexe A) | ||
| 104 | COULEURS ET ARMOIRIES (insigne) | ||
| 104.1 | Les couleurs de l'Association sont le ROUGE et l'OR. | ||
| 104.2 | Les armoiries de l'Association qui incluent les principaux éléments de l'insigne de la Gendarmerie royale du Canada porté avant 1952, sont celles qui sont représentées dans la marge du document rédigé par Malcolm Rogwald Innes d'Edingight, l'avoué de Sa Majesté, le Lord Lyon King of Arms, en reconnaissance de leur inscription, le 20 janvier 1983. (Annexe B) | ||
| 104.3 | Le nom corporatif de l’Association, ou toute abréviation de son nom, ou les armoiries, ne seront pas utilisés hors des affaires de l’Association sans le consentement explicite du comité exécutif de l’Association. | ||
| 105 | LE BÂTON DE COMMANDEMENT | ||
| 105.1 | Le bâton de commandement de l’Association est un symbole d’autorité conféré au président national pour présider une assemblée générale. | ||
| 106 | LES MEMBRES | ||
| 106.1 | L’Association est composée des catégories de membres suivantes : | ||
| (1) | Membre actif | ||
| (2) | Membre en transition | ||
| (3) | Membre à vie | ||
| (4) | Membre associé | ||
| (5) | Membre honoraire | ||
| (6) | Membre honoraire à vie | ||
| (7) | Officier honoraire | ||
| (8) | Président d’honneur | ||
| 106.2 | Les membres actifs comprennent tout ancien membre de la G.R.C., ancien membre de la réserve et tout ancien membre auxiliaire autre qu’un membre qui a été licencié pour conduite insatisfaisante. | ||
| 106.3 | Les membres en transition comprennent tout ancien membre de la G.R.C. qui est en transition pour une période d’un an après avoir quitté la G.R.C. | ||
| 106.4 | Les membres à vie comprennent les anciens commissaires de la G.R.C. et les membres qui ont été recommandés par les divisions ou par le comité exécutif et qui ont reçu l’approbation du président national. | ||
| 106.5 | Les membres associés, les membres honoraires, les membres honoraires à vie et les officiers honoraires comprennent les personnes qui ont été nommées par une division ou par le comité exécutif.. | ||
| 106.6 | Président d’honneur désigne le Gouverneur général du Canada lorsque celui-ci accepte une telle nomination. | ||
| 107 | ÉTABLISSEMENT ORGANISATIONNEL | ||
| 107.1 | Un comité exécutif est formé pour traiter des affaires courantes de l’Association incluant celles des biens immeubles et des affaires, et doit rendre compte aux autres membres du Conseil national ainsi qu’aux membres de l'Association. | ||
| 107.2 | Les membres du comité exécutif sont élus parmi les membres actifs en règle et les membres à vie lors de l’assemblée générale annuelle. Ils seront les officiers nationaux et serviront pendant un mandat de 2 ans. Ils pourront être réélus. | ||
| 107.3 | Le comité exécutif sera composé de neuf (9) membres comme suit: | ||
| (a) | Président national | ||
| (b) | Vice-président | ||
| (c) | Président sortant | ||
| (d) | Secrétaire national | ||
| (e) | Trésorier national | ||
| (f) | Directeurs (4) | ||
| 107.4 | Les membres de l’Association sont répartis en divisions. Un membre ne peut appartenir qu’à une seule division. Sur approbation du comité exécutif, les divisions reçoivent une charte. | ||
| 107.5 | Les divisions traiteront des affaires courantes comme indiqué dans leur charte, dans l’Acte constitutif et les statuts de l’Association. Les officiers des divisions ont la responsabilité d’accomplir leurs tâches telles que stipulées dans le Manuel des opérations. | ||
| 107.6 | Le conseil national sera formé du comité exécutif et des présidents des divisions. | ||
| 107.7 | Le bureau des gouverneurs sera composé des présidents sortants et des présidents du Dominion. Ils demeurent des officiers honoraires à vie et agiront à titre de conseiller auprès du comité | ||
| 108 | DEVOIRS & RESPONSABILITÉS | ||
| 108.1 | Les devoirs des membres du comité exécutif seront les suivants: | ||
| (a) | Le président national préside lors des assemblées générales et lors d’autres réunions du comité exécutif. Le président national n'a pas droit de vote, sauf toutefois, en cas de partage des voix où il a alors voix prépondérante. | ||
| (b) | Le vice-président seconde le président national. Le vice-président remplace le président national lorsque ce dernier est absent, s’il est dans l'impossibilité de s'acquitter de ses fonctions, ou si le poste est vacant. | ||
| (c) | Le secrétaire national conserve tous les procès-verbaux, les archives et les registres que l'Association, ou le Comité exécutif exigent de tenir. Il doit certifier les documents délivrés par l'Association en apposant le sceau de la Corporation sur ces documents ou en signant ces documents au nom de la Corporation. Il est aussi responsable de la sécurité du sceau de la Corporation. | ||
| (d) | Le trésorier national s’assure que toutes les recettes et dépenses sont comptabilisées et que les sommes d’argent sont déposées dans l’institution financière désignée par le comité exécutif. | ||
| (e) | Les directeurs président les comités qui sont formés selon le besoin et exécutent les fonctions qui leur sont assignées de temps à autres par le président national ou le Comité exécutif. | ||
| 108.2 | Le comité exécutif peut: | ||
| (a) | formuler la politique de l'Association; | ||
| (b) | dresser le budget de l'Association; | ||
| (c) | recommander la rétribution du vérificateur des comptes, du secrétaire, du trésorier et de tout officier, employé ou membre de l’Association ; | ||
| (d) | accomplir les autres fonctions prévues par les présents statuts et règlements; | ||
| (e) | nommer un membre pour siéger au comité exécutif afin de compléter le mandat d’un membre du comité exécutif qui a quitté ses fonctions avant la fin de son mandat. | ||
| (f) | former les comités qu'il juge souhaitables; | ||
| (g) | embaucher des employés comme requis; | ||
| (h) | nommer un membre de l’Association pour remplir une fonction spécifique jugée nécessaire par le comité exécutif; et | ||
| (i) | le Conseil ou le comité exécutif est autorisé à faire des dépenses excédant le budget lorsque des dépenses d’urgence doivent être engagées. De telles dépenses non prévues au budget pendant une année financière donnée devront faire l’objet d’un rapport complet à l’assemblée générale annuelle suivante. | ||
| 109 | MISES EN CANDIDATURE, ÉLECTIONS ET SCRUTIN | ||
| 109.1 | Le président sortant présidera le comité des mises en candidature et nommera deux (2) membres actifs en règle et/ou membres à vie pour siéger sur ce comité avant le 1 janvier de chaque année. | ||
| 109.2 | Les membres du comité des mises en candidature sont inadmissibles à l’élection. | ||
| 109.3 | Le secrétaire avisera les divisions avant le 15 janvier, du nom et de l’adresse du président et des autres membres du comité des mises en candidature et des postes vacants au sein du comité exécutif qui seront comblés par le mode de scrutin habituel. | ||
| 109.4 | N’importe quel membre actif en règle ou membre à vie, ou une division peut soumettre le nom d’un candidat pour être élu au sein du comité exécutif. | ||
| 109.5 | Les candidatures devront être reçues avant le 15 mars de chaque année. La liste des candidats sera acheminée aux divisions avant le 1 avril. | ||
| 109.6 | Le rapport du comité des mises en candidature sera présenté lors de l’assemblée générale annuelle. Le scrutin se fera par vote secret lorsque plus d’un candidat est nommé pour un même poste. | ||
| 109.7 | Les candidatures soumises par tout autre moyen que par l’entremise du comité des mises en candidature seront nulles et ne seront pas acceptées. | ||
| 109.8 | Si aucune candidature n’est soumise pour un poste vacant au comité exécutif, le président, avec l’approbation du comité exécutif, peut nommer un membre pour remplir ledit poste vacant jusqu’à la prochaine assemblée générale annuelle. | ||
| 109.9 | Un membre de l’Association qui a été élu à un poste au sein du comité exécutif ou qui devient membre d’un comité exécutif de division, ne devra pas participer à une réunion du comité exécutif ou à une assemblée générale en qualité de délégué de division mais bien comme membre du comité exécutif. | ||
| 109.10 | Les divisions doivent se conformer à ces statuts en ce qui concerne les élections et les mises en candidature à moins que la charte et les statuts de la division indiquent autrement. | ||
| 109.11 | Seuls les membres actifs en règle et les membres à vie peuvent voter lors d’une assemblée de l’Association. | ||
| 109.12 | L’Association est formée des éléments suivants: | ||
| (a) | Membres votants : membres actifs en règle et membres à vie; et | ||
| (b) | Membres non votants: membres actifs qui ne sont pas en règle, membres en transition, membres honoraires, membres honoraires à vie, membres associés, membres officiers honoraires, président d’honneur. | ||
| 109.13 | Un membre votant de l’Association a droit à un (1) vote sur n’importe quel sujet. | ||
| 109.14 | Le vote lors d’une assemblée sera celui par majorité des membres votants excepté lorsque spécifié autrement dans les statuts. | ||
| 109.15 | Une majorité des deux tiers (2/3) est requise lors d’une assemblée générale de l’Association pour : | ||
| (a) | Approuver une modification aux lettres patentes, aux lettres patentes supplémentaires et/ou aux statuts de l’Association. | ||
| (b) | Dissoudre ou réinstaller une division. | ||
| 109.16 | Les divisions seront représentées par un délégué votant lors de l’assemblée générale annuelle de l’Association. | ||
| 110 | ADMINISTRATION DE LA CORPORATION | ||
| 110.1 | La formation d’une nouvelle division exige que l’on soumette une demande par écrit de la part de personnes qui sont des membres actifs ou des membres à vie ou qui se qualifient auprès du comité exécutif pour devenir membres actifs ou membres à vie. | ||
| 110.2 | Une nouvelle division peut rédiger ses propres statuts s’ils ne sont pas contraires aux dispositions de l’Acte constitutif de l’Association. | ||
| 110.3 | Les statuts de l’Association s’appliquent aux divisions, avec les modifications nécessaires, jusqu’à ce que les divisions adoptent leurs propres statuts. | ||
| 110.4 | La division nouvellement formée ne doit verser aucune cotisation par personne à propos de l’année au cours de laquelle sa formation a été approuvée pour faire partie de l’Association. | ||
| 110.5 | Une division peut restituer sa charte pourvu que cette action soit ratifiée par les deux tiers (2/3) du vote de ses membres exprimé en personne ou par procuration à une assemblée générale ou une assemblée extraordinaire de la division. | ||
| (a) | Les anciens membres d'une division qui restitue sa charte peuvent demander à se joindre à une autre division et ils demeureront membres pendant que la demande est étudiée | ||
| (b) | Les avoirs restants après la restitution de la charte, ainsi que les cartes et les certificats de membre en blanc, doivent être retournés au comité exécutif, accompagnés de l'avis du vote pris à la dernière assemblée de la division. | ||
| (c) | L'argent provenant de la disposition d'avoirs et toute somme reçue de la division restituant sa charte doivent être déposés selon les directives du comité exécutif. | ||
| (d) | Sur réception de l'avis de restitution d'une charte, le comité exécutif doit informer les autres divisions de la dissolution de la division visée. | ||
| 110.6 | La division qui omet de payer la cotisation par personne n'a pas le droit d'être représentée à une assemblée extraordinaire et à l'assemblée générale et peut être suspendue par le comité exécutif. | ||
| 110.7 | La division qui refuse de se conformer à l'Acte constitutif et aux statuts de l'Association peut être suspendue par le comité exécutif après enquête par le comité constitué à cette fin par le président national. Avant de prendre une décision relative à une suspension, la division visée reçoit un avis en bonne et due forme et elle a l'occasion de s'expliquer. | ||
| (a) | Une division suspendue peut être rétablie par le comité exécutif. | ||
| (b) | La suspension ou le rétablissement d'une division par le comité exécutif doit être porté à l'attention des divisions et de leurs membres. | ||
| 110.8 | Le comité exécutif peut présenter une résolution lors d’une assemblée générale pour que la charte d’une division soit retirée. Un avis à cet effet d’au moins quatorze (14) jours devra être présenté à la division. La division pourra alors s’adresser aux membres par écrit et/ou lors d’une assemblée générale avant qu’un vote soit pris. | ||
| 110.9 | Le comité exécutif peut recommander par voie de résolution lors d’une assemblée générale que la charte confisquée à une division lui soit remise et que la suspension soit levée. | ||
| 110.10 | Tout membre de l'Association qui se conduit de façon à nuire aux intérêts supérieurs de l'Association ou dont la présence au sein de l'Association pour toute raison valable et juste est considérée comme étant préjudiciable aux intérêts supérieurs de l'Association, peut être expulsé lorsqu'une recommandation en ce sens du comité exécutif de la division est ratifiée par au moins les deux tiers (2/3) du vote pris à une assemblée divisionnaire ordinaire ou extraordinaire de la division à laquelle appartient ce membre. La suspension, l'annulation ou la réintégration peut être révisée, confirmée ou révoquée lors d’une assemblée générale de l’Association. | ||
| 110.11 | Le comité exécutif peut, lorsque la décision est approuvée par au moins les deux tiers (2/3) du vote pris, suspendre ou annuler l'adhésion du membre ou sa nomination à un poste, ou encore ordonner la réintégration de cette personne, lorsqu'il y a une raison particulière. La suspension, l'annulation ou la réintégration peut être révisée, confirmée ou révoquée lors d’une assemblée générale. | ||
| 110.12 | Un membre peut en appeler au comité exécutif d’une action ou une décision prise à son égard. | ||
| 110.13 | Une division peut en appeler d’une action ou d’une décision prise à son égard lors d’une assemblée générale de l’Association. | ||
| 110.14 | Les demandes d’appel devront être soumises par écrit et reçue par le comité exécutif dans les trente (30) jours suivant l’avis de l’action ou de la décision. | ||
| 110.15 | Les décisions prises par le comité exécutif ou lors d’une assemblée générale sont finales et exécutoires pour toutes les parties concernées. | ||
| 110.16 | Les délibérations enregistrées à toute assemblée du comité exécutif sont valides et applicables même si une telle assemblée a été convoquée et tenue de façon irrégulière, si la tenue d'une telle l'assemblée est de bonne foi et que ces mesures auraient été adoptées si une telle assemblée avait eu lieu de la façon prescrite. | ||
| 110.17 | Toute action entreprise par une personne nommée par le comité exécutif est valide nonobstant le fait que cette personne ait été nommée de façon irrégulière, si les actions entreprises par cette personne l’ont été de bonne foi et que ces actions auraient été celles entreprises si cette personne avait été nommée de la façon prescrite. | ||
| 110.18 | Aucun officier de l'Association ou membre d'un comité dûment formé n'est tenu responsable des actes ou des résultats découlant de ces actes accomplis au nom de l’Association. | ||
| 110.19 | Les officiers de l'Association ou les membres d'un comité dûment formé seront indemnisés à l’aide des fonds de l’Association à propos de toute action entreprise contre eux en rapport des actes accomplis au nom de l’Association. | ||
| 110.20 | À moins qu’il ne soit spécifié autrement par ces statuts, toutes les réunions de l’Association se tiendront selon les procédures parlementaires décrites dans le guide Roberts Rules of Order. | ||
| 110.21 | Le comité exécutif se réunira au moins une fois l’an. Une majorité des membres du comité et/ou le président ont le pouvoir de convoquer une réunion du comité en tout temps. | ||
| 110.22 | Le conseil national se réunira avant l’assemblée générale annuelle afin de discuter de l’ordre du jour et/ou d’autres sujets. Le comité exécutif convoquera une réunion extraordinaire du conseil national si une majorité des membres du conseil national le demandent. Les membres du conseil national peuvent aussi participer au sein de comités nationaux permanents. | ||
| 110.23 | Une assemblée générale annuelle de l’Association devra être tenue au moins une fois par année civile et au plus tard quinze (15) mois après l’assemblée générale annuelle précédente. | ||
| 110.24 | Le secrétaire national doit, avant le 1er décembre précédent la date de l’assemblée, aviser toutes les divisions de la date et de l’endroit où se tiendra la prochaine assemblée générale annuelle. | ||
| 110.25 | Les membres doivent soumettre leurs résolutions par écrit à leur division, pour approbation par la division et pour être acheminées au comité exécutif avant le 15 mars. | ||
| 110.26 | Le secrétaire national doit transmettre à toutes les divisions, avant le 1 avril de chaque année, une liste des résolutions qui seront présentées par écrit lors de l’assemblée générale annuelle. | ||
| 110.27 | Toute correspondance se rapportant à l'Association en général est traitée par le président national ou par le secrétaire national. | ||
| 110.28 | Toute correspondance se rapportant à une division est traitée par le président ou par le secrétaire de cette division. | ||
| 110.29 | Les présidents des comités du comité exécutif peuvent correspondre à l’intérieur de l’Association à propos de questions relevant de leur compétence. | ||
| 110.30 | Les membres ou les divisions ne doivent pas correspondre au nom de l’Association avec des personnes non membres de l'Association, pour traiter des affaires de l'Association ou pour représenter les points de vue de l’Association, à moins qu'il ne s'agisse de questions d'intérêt purement local. | ||
| 111 | FINANCES DE LA CORPORATION | ||
| 111.1 | L’année financière de l’Association débute le 1 juillet de chaque année. | ||
| 111.2 | Un vérificateur sera nommé par l'Association lors de chaque assemblée générale annuelle pour vérifier les livres de comptes de l'Association après la fin de l'année financière. | ||
| 111.3 | Le coût d’exploitation des opérations nationales de l’Association, y compris les frais reliés à l’embauche et à la rémunération du personnel, les frais de déplacement engagés par les membres du Comité exécutif ainsi que d’autres dépenses prévues au budget de l’Association, sont couverts par la cotisation par personne. | ||
| 111.4 | Le trésorier propose une motion à chaque assemblée générale annuelle des membres de l'Association, pour établir le montant de la cotisation par personne payable à l’Association par les divisions. | ||
| 111.5 | Le trésorier propose à chaque assemblée générale annuelle des membres de l'Association, un budget incluant les recettes et dépenses anticipées pour l’année financière suivante. | ||
| 111.6 | Les divisions doivent remettre leur cotisation par personne au trésorier national avant le 31 mars de l’année courante, selon le nombre total de membre en règle à cette date multiplié par le taux de la cotisation par personne approuvée. | ||
| 111.7 | Lorsqu'il est autorisé par un règlement adopté par au moins les deux tiers (2/3) du vote à une assemblée générale, le Comité exécutif a le pouvoir de contracter des dettes ou de restreindre ou d'augmenter une dette existante. | ||
| 111.8 | Une caisse fiduciaire de bienfaisance et un fonds de réserve sont établis et gérés. Le Comité exécutif est l'unique responsable de la gestion et du contrôle de tous les fonds. | ||
| 112 | PROMULGATION, MODIFICATION, RÉVOCATION ET RATIFICATION DES STATUTS | ||
| 112.1 | Aucun statut modifiant ou visant à modifier le nom de l'Association ou encore modifiant ou visant à modifier les lettres patentes en vertu desquelles l'Association a été constituée en corporation n'est valide ou n'autorise à agir en ce sens, tant qu'il n'a pas été sanctionné par les deux tiers (2/3) des membres votants à une assemblée générale annuelle ou une assemblée générale extraordinaire de l'Association convoquée pour en délibérer. | ||
| 112.2 | Aucune modification à un statut n'annule une décision antérieure du comité exécutif qui aurait été valide si le statut n’avait pas été modifié. | ||
| 112.3 | Le comité exécutif peut mettre en vigueur, révoquer ou modifier tout règlement et toute procédure du manuel des opérations, autre que l’Acte constitutif et les statuts, qui sont contenus dans le Chapitre 1, et devra aviser les divisions par écrit de toute modification, révocation ou mise en vigueur d’un règlement ou d’une procédure. | ||
| 113 | ENTRÉE EN VIGUEUR ET RÉVOCATION GLOBALE | ||
| 113.1 | Les statuts révisés à l’assemblée générale de juin 2010 sont exécutoires et deviennent les Statuts de l’Association le jour où ils obtiennent l’autorisation ministérielle conformément à la Loi sur les corporations canadiennes. | ||
| 114 | VERSIONS FRANÇAISE ET ANGLAISE FONT PAREILLEMENT AUTORITÉ | ||
| 114.1 | Les versions française et anglaise de l’Acte constitutif et des Statuts de l’Association font pareillement autorité. | ||
AUTORISATION MINISTÉRIELLE OBTENUE LE VINGT-CINQUIÈME JOUR DE JUIN 2010.
PARTIE ” B” SCEAU - Annexe A
PARTIE B Statut 104 Annexe B
Partie 2
ADMINISTRATION
Partie 2 Chapitre 2.1 - Statuts divisionnaires
| 1. | Vérifier avec le président du comité national de l’Acte constitutif et des statuts si un avis concernant le format et le contenu pourrait en faciliter l’approbation. | |
| 2. | Lorsque que l’on rédige les statuts d’une division, dans le but de les faire approuver par les membres de la division lors d’une assemblée générale régulière, assurez-vous que ces statuts : | |
| (a) | ne sont pas une copie ou n’entrent pas en conflit avec les statuts de l’Association; et | |
| (b) | sont préparés et rédigés dans un format qui est fidèle au style et au format des statuts de l’Association. | |
| 3. | Les statuts proposés doivent obtenir l’approbation d’une majorité des membres actifs en règle et des membres à vie lors d’une assemblée régulière ou une assemblée extraordinaire de votre division. | |
| 4. | Lorsqu’ils sont approuvés, le président de la division et le secrétaire de la division doivent signer et dater les statuts proposés. | |
| 5. | Faire parvenir l’original et une copie du ou des statuts au président du comité national de l’Acte constitutif et des statuts pour approbation. | |
| 6. | Si le ou les statuts proposés le sont pour modifier un ou des statuts déjà en vigueur, assurez-vous de faire parvenir une copie de ce ou ces statuts pour fins de comparaison. | |
Partie 2 Chapitre 2.2 - Liste des membres d’une division & rapport sur les membres
| 1. | Les divisions doivent soumettre: |
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| (a) | au bureau national avant le 1 avril, une liste alphabétique à jour des membres de la division, avec les noms, prénoms, adresses, numéros de téléphone et la date à laquelle le membre a joint l’association ainsi que la catégorie de membre. | |
| (b) | le 1 juillet, le 1 octobre et le 1 décembre, un rapport sur le statut de ses membres traitant des 3 mois précédents. | |
Partie 2 Partie 2 - Chapitre 2.3 Changements au comité exécutif d’une division
| 1. | Les divisions doivent fournir au bureau national avant le 15 janvier de chaque année, une liste des membres de leur comité exécutif et tout changement à cette liste au cours de l’année. L’information requise devrait comprendre ce qui suit : | |
| - | Poste | |
| - | Nom complet | |
| - | Adresse postale complète | |
| - | Numéro(s) de téléphone | |
| - | Numéro de télécopieur | |
| - | Adresse courriel | |
| 2. | Si une division préfère que la correspondance ou les messages soient acheminés à une adresse postale, un numéro de télécopieur ou une adresse courriel autres que ceux du secrétaire de la division, assurez-vous d’en informer le bureau national. | |
| 3. | Le bureau national fera parvenir périodiquement aux divisions une liste à jour des membres du comité exécutif national, des gouverneurs et des membres des comités exécutifs des divisions. | |
Partie 2 Chapitre 2.4 - Installation des officiers, directeurs et autres membres
| 1. | Installation des officiers | |
| (a) | Président national et président de division | |
| L’installation du président national devrait être accomplie par le président national sortant au cours de l’assemblée générale annuelle (A.G.M.). Aussi, l’installation du président d’une division devrait être accomplie par le président sortant de la division lors de l’assemblée générale annuelle de la division. Dans le cas d’une division nouvellement formée, l’installation du président sera accomplie par le président national ou son représentant. Le texte officiel suivant sera utilisé pour ces installations alors que tous sont debout : | ||
| (Nom du nouveau président), les membres de (l’Association des anciens de la G.R.C. ou nom de la division, selon le cas) ont démontré de la confiance envers votre intégrité et votre aptitude en vous choisissant comme président (national ou divisionnaire) pour le prochain mandat. | ||
| Le nouveau président est ensuite escorté à son fauteuil, suite à quoi les paroles suivantes sont prononcées : | ||
| Je vous présente ce maillet, symbole de votre autorité qui vous aidera à guider et diriger vos confrères. | ||
| (b) | Vice-président | |
| Le président énonce ce qui suit alors que les deux sont debout: | ||
| (Nom du nouveau vice-président), il vous est conféré l’honneur de devenir vice-président de (l’Association des anciens de la G.R.C. ou nom de la division, selon le cas) pour le mandat (durée du mandat) qui vient et votre élection indique la confiance que les membres ont envers votre aptitude. | ||
| La fonction de vice-président est l’une des plus importantes. Vous devez vous préparer à agir en qualité de président en cas de maladie, d’une absence inévitable ou d’une urgence. Vous devrez alors être familier avec les affaires et les activités de l’association. | ||
| Au cours de votre mandat, étudiez les besoins de (l’Association ou de la division) et travaillez à mettre en place des améliorations pour le bien de l’Association. | ||
| Le nouveau vice-président est ensuite escorté à son fauteuil, qui est situé immédiatement à la gauche de celui du président. | ||
| (c) | Secrétaire | |
| Le président énonce ce qui suit alors que les deux sont debout: | ||
| (Nom du nouveau secrétaire) les membres de (l’Association des anciens de la G.R.C. ou nom de la division, selon le cas) vous ont élu au poste de secrétaire. Il sera de votre devoir de mettre par écrit et conserver les procès-verbaux des assemblées de (l’Association ou nom de la division). | ||
| Il s’agit d’un poste de responsabilité et la façon dont vous allez vous acquitter de vos tâches se reflétera dans le progrès et le bien-être de (l’Association/Division). | ||
| Le nouveau secrétaire est ensuite escorté à son fauteuil, qui est situé immédiatement à la droite de celui du président. | ||
| (d) | Trésorier | |
| (Nom du nouveau trésorier) les membres de (l’Association des anciens de la G.R.C. ou nom de la division, selon le cas) vous ont élu au poste de trésorier. Il vous incombe de garder un registre précis des finances. | ||
| Il s’agit d’un poste de responsabilité et la façon dont vous allez vous acquitter de vos tâches se reflétera dans le progrès et le bien-être de (l’Association/Division). | ||
| Le nouveau trésorier est ensuite escorté à son fauteuil, qui est situé immédiatement à la droite de celui du secrétaire, sauf si le poste de secrétaire-adjoint existe; dans lequel cas le trésorier sera assis à la droite du secrétaire-adjoint. | ||
| Note: Lorsque les postes de secrétaire et trésorier sont combinés, le rituel d’installation sera modifié selon les besoins. | ||
| (e) | Secrétaire-adjoint | |
| (Nom du nouveau secrétaire-adjoint) les membres de (l’Association des anciens de la G.R.C. ou nom de la division, selon le cas) vous ont élu au poste de secrétaire-adjoint. Il vos incombera de mettre par écrit et conserver les procès-verbaux des assemblées de (l’Association ou nom de la division) en l’absence du secrétaire. | ||
| Il s’agit d’un poste de responsabilité et vous devrez vous tenir au courant des sujets d’importance courants en étant impliqué dans les fonctions de secrétaire. La façon dont vous allez vous acquitter de vos tâches se reflétera dans le progrès et le bien-être de (l’Association/Division). | ||
| Le nouveau secrétaire-adjoint est ensuite escorté à son fauteuil, qui est situé immédiatement à la droite de celui du secrétaire. | ||
| (f) | Directeurs du comité exécutif | |
| (Nom du directeur ou du nouveau membre du comité exécutif d’une division) vous êtes maintenant membre (du comité exécutif de l'Association des anciens de la G.R.C) ou membre du comité exécutif de la division (nom de la division) pour le prochain mandat de (durée/ans) | ||
| Votre opinion concernant tous les sujets concernant (l’Association ou la division) doit être juste et réfléchie. Vous avez été choisi à cause de votre expérience et de votre capacité à combler ce poste. Vous vous assurez que les directives soient suivies et vous devenez une source de conseils pour vos confrères. Je souhaite que ces paroles soient une source d’inspiration. | ||
| Le nouveau directeur/membre du comité exécutif, est escorté à son fauteuil, à la droite de celui du trésorier ou à la gauche de celui du vice-président. | ||
| Note: Si plus d’un directeur ou d’un membre du comité exécutif d’une division a été élu et que le président désire procéder avec l’installation de ces personnes en même temps, il faudra alors ajuster les textes ci-haut en conséquence. | ||
| 2. | Installation d’un nouveau membre actif | |
| Si la candidature du nouveau candidat a été approuvée et que le nouveau membre est présenté par le président d’une division ou son délégué, les mots suivants seront alors prononcés : | ||
| (Nom du ou des nouveaux membres – si plus d’un) au nom des membres de l'Association des anciens de la G.R.C. et plus particulièrement ceux de la division de (nom de la division), je vous souhaite la bienvenue au sein de l’Association où vous aurez le privilège de jouir de l’hospitalité et de la camaraderie qui y règnent. | ||
| Vous trouverez parmi nos rangs plusieurs membres avec qui vous avez servi au sein de la Gendarmerie royale du Canada et qui sont liés par le même esprit de loyauté et d’intégrité envers eux, notre association et notre pays. | ||
| Dans un petit groupe tel que le nôtre, nous devons tous donner notre appui à l’association et en respecter les principes qui sont décrits dans l’Acte constitutif et ses statuts. Nous devons participer et nous impliquer au maximum dans les activités de l’Association. C’est seulement de cette façon que vous pourrez bénéficier de votre Association, et en en faisant sa promotion, vous deviendrez ainsi un membre à part entière. | ||
| 3. | Installation de membres honoraires | |
| (Nom du nouveau membre honoraire,) au nom des membres de la division de (nom de la division), je vous souhaite la bienvenue au sein de l’Association où vous aurez le privilège de jouir de l’hospitalité et de la camaraderie qui y règnent. | ||
| Vous appartenez maintenant à un groupe select dont les membres sont liés par le même esprit de loyauté et d’intégrité envers eux, notre association et notre pays. | ||
| Dans un petite groupe tel que le nôtre, tous doivent soutenir activement l’Association et adhérer à ses principes. En agissant de cette façon, vous en retirerez tous les bénéfices. | ||
Partie 2 Chapitre 2.5 - Comités permanents
| 1. | Les comités suivants sont les comités permanents qui se rapportent directement au comité exécutif relativement à leurs champs de compétence. Le président a la responsabilité de désigner les membres de ces comités. Les membres peuvent appartenir au comité exécutif ou des divisions. Le président nommera le président de chacun de ces comités. | |
| (a) | Comité permanent des opérations nationales: | |
| - Gouvernance d’entreprise | ||
| - Planification stratégique et corporative | ||
| - Administration | ||
| - Contrats des employés | ||
| - Méthodes nationales de scrutin. | ||
| - Assemblées générales annuelles | ||
| - Aide à la révision de l’Acte constitutif et des Statuts | ||
| (b) | Le comité permanent des communications / site internet: | |
| - Communications internes et externes – bulletin du président. | ||
| - bulletin du président. | ||
| (c) | Le comité permanent du recrutement : | |
| - Activités de recrutement | ||
| - Stratégies nationales de recrutement | ||
| (d) | Le comité permanent de l’ombudsman : | |
| - Avantages sociaux | ||
| - Sujets traitant de la santé | ||
| - Formation des officiers d’entraide | ||
| (e) | Le comité permanent des caisses fiduciaires de bienfaisance : | |
| - Caisse fiduciaire de bienfaisance de l'Association des anciens de la G.R.C. | ||
| (f) | Le comité permanent de la commercialisation : | |
| Mise en place de relations d’affaires (rabais, etc.) | ||
| (g) | Le comité permanent des candidatures: | |
| - Recrutement de candidats pour élection à des postes au sein du comité exécutif national. | ||
| (h) | Comité permanent des finances et du budget : | |
| (i) | Le comité permanent de l'Acte constitutif et des statuts: | |
| - Révision de l’Acte constitutif et des statuts | ||
| - Révision et approbation de toutes les résolutions. | ||
| (j) | Le comité consultatif de l’ombudsman d’Anciens combattants Canada : | |
| - Le président sortant de l'Association des anciens de la G.R.C. est nommé par le comité exécutif à titre de représentant de l’Association pour siéger au sein de ce comité consultatif. | ||
| (k) | Les comités du directeur exécutif: | |
| - Projet d'impartition de l'administration des pensions de la G.R.C. | ||
| - Le comité de surveillance du financement du régime de retraite de la G.R.C. | ||
| - Le comité consultatif des pensions de retraite de la G.R.C. | ||
| Le comité des assurances | ||
| Le comité du régime des soins dentaires des employés de la fonction publique | ||
| Le comité de la nouvelle charte des anciens combattants) | ||
| La Légion royale canadienne | ||
| Le comité de l’insigne des anciens | ||
| Le comité de la médaille du Jubilé de diamant | ||
| 2. | Chaque président de comité fournira: | |
| (a) | une copie du procès-verbal des réunions de son comité au directeur exécutif. Ce dernier révisera les procès-verbaux pour toute action jugée nécessaire et pour les acheminer au bureau national et en fournir une copie à tous les autres directeurs. | |
| (b) | un rapport résumant les activités de son comité pour l’attention des membres du comité exécutif et soulignant les sujets qui sont présentement à l’étude. Le rapport devrait fournir des détails sur des sujets pour lesquels le comité exécutif pourrait devoir prendre une position officielle, ou recommander une ou des positions qui pourraient être prises et fournir aussi les grandes lignes du pour et du contre de chacune. | |
| (c) | au trésorier, un budget détaillé pour son comité pour l’année financière suivante pour le 10 janvier de chaque année. | |
Partie 2 Chapitre 2.6 - Directives concernant la traduction
| 1. | Les documents suivants seront préparés dans les deux langues officielles. Lorsqu’il sera possible de le faire, ils devront être publiés et acheminés dans un format bilingue. | |
| (a) | Les avis et les pièces de correspondance concernant les A.G.M., plus particulièrement les résolutions et les motions. | |
| (b) | Les procès-verbaux des réunions du comité exécutif. | |
| (c) | Les rapports annuels préparés par les directeurs pour l’assemblée générale annuelle. | |
| (d) | Les rapports affichés sur le site internet national de l’Association par le bureau national. | |
| (e) | Les rapports aux divisions émanant des comités permanents. | |
| (f) | Les rapports et les pièces de correspondance du président national aux divisions. | |
| (g) | Le bulletin d’information du président et du comité exécutif. | |
| 2. | Les divisions auront la responsabilité de fournir des documents dans un format bilingue si ces documents proviennent de leur division et ils devront être traduits pour se conformer à la présente directive. | |
| 3. | Le comité de direction et le bureau national vont fournir les documents dans un format bilingue pour se conformer avec cette directive. Les coûts approximatifs de traduction des documents seront inclus dans le budget de l’Association. | |
Partie 2 Chapitre 2.7 - Les membres
| 1. | L’Association est formée par les catégories de membres suivantes. | |
| (a) | Membre actif | |
| (b) | Membre en transition | |
| (c) | Membre à vie | |
| (d) | Membre associé | |
| (e) | Membre honoraire | |
| (f) | Membre honoraire à vie | |
| (g) | Membre officier honoraire, et | |
| (h) | Président d’honneur | |
| Membre actif: | ||
| 2. | Tout ancien membre de la G.R.C., tout ancien membre de la réserve ou ancien membre auxiliaire peut demander son adhésion comme membre actif de l’Association pourvu qu’un tel membre : | |
| (a) | était un membre dument assermenté pour servir au sein de la G.R.C. et dans le cas d’ancien membres de la réserve, ont servi pas moins de trois (3) dans la réserve, ou pas moins de trois (3) années consécutives comme membre auxiliaire; | |
| (b) | qui n’a pas a été licencié pour conduite peu satisfaisante; | |
| (c) | a eu et possède toujours une réputation exemplaire; | |
| (d) | soumette une demande d’adhésion comme membre actif de l’Association dans la forme et la façon prescrites et assujettie aux procédures comme peut le déterminer à l’occasion le comité exécutif. Une telle demande d’adhésion sera soumise à la division à laquelle le candidat désire se joindre afin que la demande soit révisée et entérinée par les membres de la division. Les formulaires de demande d’adhésion sont publiés sur le site internet national et peuvent être obtenus au bureau national ou par l’entremise des divisions; | |
| (e) | fournisse une preuve de son service et l’admissibilité sera approuvée par le comité exécutif selon ce qui sera jugé approprié. | |
| 3. | Un candidat qui a demandé de devenir membre de l’Association sera avisé rapidement de l’acception ou du rejet de sa candidature. Le refus d’une demande de candidature sera aussi communiqué au comité exécutif national, avec les raisons d’un tel refus. Le bureau national informera par la suite toutes les divisions du nom du membre dont la candidature a été refusée. | |
| 4. | Un membre actif peut se retirer de l’Association en informant par écrit le secrétaire de la division à laquelle le membre appartient. Lorsqu’il se retire, un membre ne peut pas être remboursé de montant de la cotisation qu’il a payée. Un tel retrait ne peut prendre effet jusqu’à ce qu’il soit autorisé par la division concernée, le comité exécutif ou par une résolution sanctionnée par une majorité des voix exprimées lors d’un vote à une assemblée générale d’une division. | |
| 5. | Les membres actifs qui ne payent pas leur cotisation annuelle pour une année donnée, verront leur nom retiré de la liste des membres en règle pour une année, période après laquelle l’adhésion de ce membre prendra fin. Les anciens membres actifs visés par ce paragraphe pourront réintégrer la liste des membres en règle pourvu qu’ils en fassent la demande et qu’ils payent la cotisation pour l’année courante et celle de l’année précédente, ou après le paiement de la cotisation due pour l’année courante si la division le juge approprié. | |
| Membre en transition | ||
| 6. | Les membres qui quittent la G.R.C. et qui rencontrent les critères pour devenir membres actifs peuvent devenir « membres en transition » après en avoir fait la demande. Ils auront alors l’opportunité d’être membres de l’Association pour une période d’un an. Ils n’auront pas à payer de cotisation mais n’auront pas le droit de vote en leur qualité de membres en transition. | |
| À la fin de la période d’un an, les membres en transition peuvent devenir membres actifs de l’Association ou ils peuvent alors permettre à leur adhésion de prendre fin. | ||
| Membre à vie. | ||
| 7. | L’Association peut décerner le titre de Membre à vie à des membres actifs: | |
| (a) | qui ont été membres actifs en règle depuis au moins 15 ans. | |
| (b) | qui ont servi au niveau de la division au comité exécutif ou au sein d’autres comités, ou qui ont participé de façon significative aux affaires de l’Association et ses activités. | |
| (c) | qui ont contribué au progrès des objectifs divisionnaires ou nationaux. | |
| (d) | pour des raisons d’ordre humanitaires, si ces membres actifs n’ont pu rencontrer pleinement les critères mentionnés plus haut à cause de problèmes de santé. | |
| Tous les membres actifs qui sont considérés pour devenir membres à vie doivent obtenir la recommandation du comité des lettres de créances de leur division ainsi que l’approbation par une majorité des deux tiers (2/3) des votes des membres présents lors d’une assemblée régulière de la division. | ||
| On fera honneur aux membres à vie par la remise d’un certificat à cet effet signé par le président national et d’une épinglette de revers d’habit. Ils posséderont et pourront jouir des mêmes droits et privilèges que les membres actifs et ils n’auront pas à payer de cotisation. Pour les besoins d’un vote, les membres à vie seront inscrits sur la liste des membres de la division au sein de laquelle ils ont été intronisés membres à vie, à moins qu’ils n’aient été transférés à une autre division. | ||
| Les personnes qui étaient membres à vie lorsque ces statuts sont entrés en vigueur pourront seront automatiquement membres à vie de l’Association. | ||
| 8. | Catégories des autres membres: | |
| Une division peut conférer le titre et les privilèges de membre associé, membre honoraire, ou membre honoraire à vie à toute personne digne de recevoir ce titre. | ||
| (a) | Un membre associé, un membre honoraire ou un membre honoraire à vie n’est pas requis de payer une cotisation, mais peut participer aux réunions et aux activités de la division. Cette nomination s’applique uniquement à la division qui a procédé à cette nomination. Ces membres n’auront pas le droit de vote, ne pourront pas être élus à aucun poste de l’Association et n’auront pas droit aux privilèges de l’Association. | |
| (b) | Pour devenir membre associé, membre honoraire, ou membre honoraire à vie, une personne doit être recommandée par un membre actif en plus d’obtenir la recommandation du comité des lettres de créances de la division ainsi que l’approbation par une majorité des deux tiers (2/3) des votes des membres présents lors d’une assemblée régulière de la division. | |
| (c) | Le comité exécutif peut, de sa propre initiative ou sur la recommandation d’une division, appointer toute personne comme membre honoraire, membre honoraire à vie de l’Association en reconnaissance de la contribution remarquable de cette personne envers le bien-être de la société canadienne, la G.R.C. et/ou l’Association. | |
| (d) | Le comité exécutif peut appointer toute personne comme président d’honneur de l’Association ou comme membre officier honoraire. | |
| (e) | Le commissaire de la G.R.C. sera le président honoraire de l’Association. Lorsqu’il prendra sa retraite, il sera membre à vie de l’Association. | |
| 9. | Modifications aux critères de catégories de membres: | |
| Toute modification, abrogation, addition ou tout autre changement qui touche les critères ou les catégories de membres de l’Association devra obtenir une majorité des deux tiers (2/3) des votes des membres admissibles à voter lors d’une assemblée générale annuelle ou lors d’une assemblée extraordinaire convoquée par l’Association dans le but de faire adopter toute modification, abrogation, addition ou tout autre changement. | ||
Partie 2 Chapitre 2.8 - Directives concernant les élections.
| 1. | Les élections aux postes du comité exécutif se tiendront lors de l’assemblée générale annuelle de l’Association. Les membres élus doivent servir pendant un mandat de deux (2) ans. Le président, le vice-président et le secrétaire seront élus au début d’une année tandis que le trésorier et trois directeurs seront élus au début de l’année suivante. | |
| 2. | Les procédures lors l’élection suivront le calendrier suivant : | |
| 1 janvier : | Le président sortant qui est le président du comité des candidatures nommera, avant cette date, deux membres actifs ou membres à vie dans le but de l’assister. | |
| 15 février | Le secrétaire informe les divisions des noms des membres du comité des candidatures ainsi que les postes vacants au sein du comité exécutif qui devront être comblés lors de la prochaine assemblée générale annuelle.. | |
| 15 mars | Les candidatures devront être remises au comité des candidatures avant cette date. N’importe quel membre actif en règle ou membre à vie et n’importe quelle division peut proposer le nom d’un membre pour l’élection à un poste au sein du comité exécutif. | |
| 1 avril | La liste des candidats sera acheminée aux divisions. | |
| 1 mai | La division qui est l’hôte de l'A.G.M. nommera les membres d’un comité des lettres de créances pour superviser l’élection. | |
| 20 mai | Le trésorier national informera les membres du comité des lettres de créances du nombre de vote que possède chacune des divisions pour l’élection lors de l'A.G.M. Les membres admissibles à voter sont les membres actifs en règle et les membres à vie. | |
Partie 2 Chapitre 2.9 - Programme de l’ombudsman
| 1. | Ce programme a pour but de reconnaître, de protéger, de promouvoir et de parrainer les droits des membres de l'Association des anciens de la G.R.C. traitant des pensions, des assurances et des soins de santé. | |
| Lignes directrices et orientation: | ||
| 2. | (a) | Sous les conseils du comité exécutif, l’ombudsman national travaillera en étroite collaboration avec le directeur exécutif de l’Association et pourra représenter le comité exécutif de l’Association au sein du Comité consultatif des pensions de retraite de la G.R.C., du comité des assurances de la G.R.C. et d’autres comités externes et internes comme il sera jugé approprié. L’ombudsman travaillera aussi étroitement avec les différents centres de décisions de la G.R.C. lorsque requis. L’ombudsman, de par ses fonctions, sera membre du comité exécutif. |
| Les ombudsmans régionaux de l’association | ||
| 3. | (a) | L’ombudsman national nommera cinq (5) ombudsmans régionaux parmi les divisions de l'Association des anciens de la G.R.C. Les régions du Pacifique, des Prairies, de l’Ontario, du Québec et de l’Atlantique seront chacune représentée par un ombudsman. Les régions mentionnées plus haut sont les mêmes que celles utilisées par la G.R.C. pour des fins administratives. |
| (b) | L’ombudsman national présidera au moins deux réunions par année avec ses cinq ombudsman régionaux. Les procès-verbaux seront ensuite acheminés au président de l’Association et au comité exécutif. | |
| (c) | L’ombudsman national pourra exiger d’autres réunions avec les ombudsmans régionaux au cours de l’année lorsque requis. Ces rencontres peuvent être tenues par vidéoconférence. | |
Nomination des ombudsmans régionaux |
||
| 4. | Même si les divisions seront représentées par les ombudsmans régionaux, nous encourageons celles-ci à nommer leur propre ombudsman divisionnaire pour assumer certaines responsabilités au nom des membres de la division. Ces ombudsmans divisionnaires travailleront étroitement avec les ombudsmans régionaux et l’ombudsman national, surtout en ce qui concerne les communications sur les changements aux avantages sociaux et les meilleures pratiques de gestion. Tous ces postes d’ombudsman sont non rémunérés et bénévoles. Toutefois, les dépenses encourues pendant que l’ombudsman représente l’Association et ses membres, seront remboursées. | |
| Mandat de l’ombudsman national et des ombudsmans régionaux. | ||
| 5. | La durée du mandat pour un ombudsman sera de deux (2) ans. Le renouvellement du mandat de l’ombudsman national et des ombudsmans régionaux devra être ratifié par chaque président national nouvellement élu. | |
| Formation des ombudsmans: | ||
| 6. | L’ombudsman devra être informé des activités de formation disponibles pour les membres de l’Association. Les opportunités de formation offertes par le bureau de service de la Légion royale canadienne devraient être communiquées aux membres par l’entremise de bulletins ou de tout autre moyen afin que cette information soit connue de tous. Il est primordial que l’ombudsman connaisse les directives et les pratiques des assurances, des plans dentaire et de santé qui touchent nos membres. L’ombudsman, représentant l’Association, agira de façon indépendante lorsqu’il assistera un membre qui demande son aide. | |
Partie 2 Chapitre 2.10 - Rapport corporatif annuel
| Division | |
| 1. | Préparez un rapport corporatif annuel avant le 31 janvier couvrant les activités de votre division pour l’année précédente. Les formulaires pour ce rapport sont disponibles au bureau national. Le rapport devrait comprendre les noms des membres du comité exécutif, un sommaire des finances de la division, une liste des activités importantes entreprises au cours de l’année ainsi qu’une liste des modifications apportées aux statuts de la division au cours de cette même année. |
| Président de l’Association | |
| 2. | Nommez un membre du comité exécutif pour préparer le rapport corporatif annuel de l’Association. |
| Membre du comité exécutif | |
| 3. | Préparez le rapport corporatif annuel à partir des rapports fournis par les membres du comité exécutif, des rapports des divisions et des autres documents d’importance au bureau national. |
| Directeur exécutif | |
| 4. | Classez par année les rapports annuels des divisions. |
| 5. | Rangez les rapports annuels de l’Association dans le classeur des rapports annuels de l’Association. |
Partie 2 Chapitre 2.11 - Le bureau national
| Ce bureau national situé à Ottawa, Ontario est sous la supervision indirecte du président national de l'Association des anciens de la G.R.C. Ce bureau gère les opérations et les affaires nationales quotidiennes de l’Association en servant 31 divisions et plus de 16,000 retraités, incluant les membres de l'Association des anciens de la G.R.C. partout au Canada. | |
| Le bureau national est composé du directeur exécutif de l’Association et d’un adjoint administratif qui est sous la supervision partagée du directeur exécutif et de la G.R.C. | |
| Les tâches qui suivent sont la responsabilité du directeur exécutif assisté directement par l’adjoint administratif : | |
| (a) | Adopte un rôle de leader afin d’assurer le bon déroulement des activités quotidiennes pour fournir un service adéquat aux 31 divisions et 16,000 membres retraités, incluant les membres de l'Association des anciens de la G.R.C., en répondant au courrier, au téléphone, au télécopieur, aux messages courriels et autres demandes personnelles reçues au bureau. |
| (b) | Prépare la correspondance adressée aux présidents et aux secrétaires des divisions, aux cadres supérieurs de la G.R.C. incluant le commissaire, les membres de l’exécutif de l'Association des anciens de la G.R.C. ainsi que le responsable du Programme de la reconnaissance et distinctions honorifiques de la G.R.C. en ce qui concerne la présentation de médailles et distinctions honorifiques aux anciens membres de la G.R.C. |
| (c) | Démontre de bonnes connaissances des directives de la G.R.C. sur les avantages sociaux des anciens membres en ce qui concerne les soins de santé, les assurances, les soins dentaires, les pensions d’invalidité provenant d’Anciens combattants Canada, la Loi sur la pension de retraite de la G.R.C. et la Loi sur la continuation des pensions de la G.R.C. |
| (d) | Participe en tant que membre actif au comité exécutif de l'Association des anciens de la G.R.C. |
| (e) | Participe en tant que membre votant au sein de plusieurs comités impliqués dans le développement et dans les modifications touchant des domaines importants de la santé et du bien-être des membres. |
| (f) | Agit à titre de membre votant sur le comité du Régime de soins dentaires et de soins de santé pour les pensionnés. Il s’agit d’une nomination du président du Conseil du trésor. |
| (g) | Entretient des relations avec la G.R.C., Anciens combattants Canada, la Légion royale canadienne, la Sun Life (plan dentaire) et l'Association nationale des retraités fédéraux. |
| (h) | Siège au sein de différents comités spéciaux pour s’assurer que les avantages sociaux dont bénéficient les anciens de la G.R.C. soient garantis. |
| (i) | Possède les connaissances nécessaires en ce qui concerne la Loi sur les pensions et répond aux demandes concernant des demandes de prestations d’invalidité et fournit des conseils concernant ces sujets. |
| (j) | Se rend disponible pour répondre à des questions de la part de l’éditeur de la revue the Quarterly/la Trimestrielle et de son directeur de la diffusion. |
| (k) | Agit en qualité de membre votant au sein du comité de rédaction de la revue the Quarterly/la Trimestrielle ainsi qu’au sein du conseil d’administration de la revue. |
| (l) | Traite et met en dossier le courrier reçu au bureau national. |
| (m) | Prépare et appose le sceau officiel sur les documents requis pour les membres à vie, les présidents sortants, les membres honoraires à vie et tous les autres documents requis par les différentes divisions. |
| (n) | Maintient un dossier informatisé des articles nécrologiques en ce qui concerne les membres de l'Association des anciens de la G.R.C., d’autres anciens membres de la G.R.C., les membres réguliers en service actif, les membres civils et les gendarmes spéciaux. On retrouvera dans ce dossier, le nom, le grade, la date de naissance, la date du décès, l’âge ainsi que l’endroit du décès. Une liste complète sera préparée annuellement pour être distribuée en quantité suffisante lors de lors de l’assemblée générale annuelle. |
| (o) | Met en place et entretient un système de classement de façon ordonnée de la correspondance et des documents afin d’y avoir accès rapidement. |
| (p) | Examine et met en corrélation les rapports concernant les cotisations par membre, les déclarations trimestrielles, les déclarations annuelles et garde un dossier détaillé de l’information. |
| (q) | Garde en dossier l’information concernant les nouveaux membres de l’Association telle que reçue des différentes divisions. |
| (r) | Passe en revue les bulletins d’information mensuels des divisions pour y recueillir de l’information sur des activités pertinentes qui devraient être gardées en dossier. |
| (s) | Met en place, prépare et garde à jour dans un dossier informatisé des annuaires des divisions et du bureau national afin que l’on y retrouve les noms des membres des comités exécutifs des 31 divisions, ceux du comité exécutif national et ceux des gouverneurs de notre association. Ces listes sont envoyées aux divisions sur une base régulière. |
| (t) | Encourage les anciens membres de la G.R.C. à joindre nos rangs et répond aux demandes de personnes partout au pays intéressées à devenir membre de l’Association en leur faisant parvenir le formulaire d’adhésion. |
| (u) | Commande des articles tels que le calot, des insignes de couvre-chef, des ceintures, des décalcomanies et des épinglettes et en garde un inventaire. |
| (v) | Prépare des factures et fait parvenir par la poste les articles commandés et s’assure que les sommes adéquates ont été reçues |
| (w) | Révise et prépare les statuts divisionnaires en y apposant le sceau officiel et les transmet au président pour sa signature et son approbation. |
| (x) | Répond aux demandes des membres, des anciens membres de la G.R.C. et souvent à celles parvenant du public en ce qui concerne des requêtes pour retrouver des personnes qui ont peut-être quitté la G.R.C. ou qui ont peut-être été associées avec la G.R.C. |
Partie 2 Chapitre 2.12 - Utilisation de l’emblème de l’Association
| 1. | En ce qui concerne l’utilisation de l’emblème de l’Association, l’article 104.3 de l’Acte constitutif tel qu’il est trouvé à la partie 1 de ce manuel se lit comme suit : | |
| Le nom corporatif de l’Association, ou toute abréviation de son nom, ou les armoiries, ne seront pas utilisés hors des affaires de l’Association sans le consentement explicite du comité exécutif de l’Association. | ||
| 2. | Chaque fois qu’une division veut utiliser l’emblème de l’Association pour une raison autre que les affaires quotidiennes de l’Association, on devra suivre les procédures suivantes : | |
| (a) | préparer un rapport soulignant le but de l’utilisation proposée de l’emblème et le faire parvenir au secrétaire national de l’Association. | |
| (b) | le secrétaire national révisera le rapport soumis et s’il considère que l’information qui y est contenue est suffisante, le secrétaire ajoutera cette demande à l’ordre du jour du comité national des opérations pour discussion. Le comité national des opérations devrait par la suite : | |
| (c) | examiner la demande et la référer au comité exécutif avec une recommandation. Si la demande d’utilisation de l’emblème signifie que l’administration ou les opérations de la G.R.C. seront impliquées directement ou indirectement, le comité national des opérations devrait alors : | |
| (d) | référer la demande au commissaire de la G.R.C. pour révision et approbation. | |
| (e) | après un examen approfondi et après que toutes les étapes en ce qui concerne l’utilisation proposée de l’emblème ont été franchies, le comité exécutif informera la division en question de la décision qui aura été prise. | |
Partie 3
FINANCES
| 3.1 | Évaluation de la cotisation par membre |
| 3.2 | Assurances |
| 3.3 | Aide financière pour envoyer un délégué à l’A.G.M |
Partie 3 Chapitre 3.1 - Évaluation de la cotisation par membre
| 1. | Le trésorier national présentera une résolution lors de l’assemblée générale annuelle énonçant le montant de la cotisation que devrait payer chaque membre actif le 1 janvier de l’année suivante. |
| 2. | Les divisions collecteront les cotisations de tous les membres actifs dans la division avant le 1 avril et feront parvenir le montant approprié de la cotisation par membre au bureau national. |
| 3. | Les personnes qui deviennent membres d’une division après le 1 avril devront payer une cotisation en se basant sur les taux suivants : du 1 avril au 30 juin – 75%, du 1 juillet au 30 septembre – 50%, et si un membre joint nos rangs entre le 1 octobre et le 31 décembre, il n’aura pas à payer de cotisation nationale. |
| 4. | Les membres actifs qui ne sont pas en règle peuvent redevenir des membres actifs en règle en payant le montant total de la cotisation qui est due pour l’année financière courante. |
| 5. | Les anciens membres actifs peuvent redevenir membre de l’association en payant leur cotisation pour l’année courante et une année précédente ainsi qu’en payant toute cotisation qui sera exigée par la division. |
| 6. | Lorsque qu’une division fait parvenir les cotisations qui ont été collectées selon les paragraphes 3, 4 et 5, des explications seront ajoutées au rapport qu’elle doit soumettre. |
| 7. | Les divisions devront faire parvenir les cotisations reçues après le 1 avril avec le rapport sur les membres le 1 juillet et le 1 octobre. |
Partie 3 Chapitre 3.2 - Assurances
| 1. | Le bureau national de l’Association fournira une assurance responsabilité dont elle payera la prime, aux officiers et aux directeurs de l’Association et ceux de ses divisions. Une copie de la ou des polices d’assurance sera gardée au bureau national. | |
| 2. | Le trésorier facturera chaque division pour leur portion de la prime d’assurance à payer selon les calculs de la formule suivante : | |
| (a) | La prime d’assurance divisée par le nombre de membres actifs en règle et de membres à vie de l’association en date du 31 décembre, donnera le coût par membre. | |
| (b) | La part de la prime d’assurance pour chaque division sera égale au nombre de membres actifs en règle et membres à vie dans la division en date du 31 décembre de l’année précédente par le coût par membre. | |
| 3. | Un sommaire de la couverture de cette assurance sera fourni avec les factures. | |
| 4. | La majorité des événements qui se tiennent à l’intérieur des divisions sont automatiquement couverts par notre police d'assurance de la responsabilité civile des entreprises. Il y a toutefois certaines activités qui ne sont pas couvertes automatiquement. Par exemple, des événements comme l’assemblée générale annuelle, des tournois de golf, là où de nombreuses personnes sont rassemblées et où il y a de la nourriture et de la boisson; lorsque des véhicules doivent être utilisés pour le transport, etc. Alors, la compagnie d’assurance désire obtenir plus de détails afin d’évaluer les risques additionnels encourus. Habituellement, notre assurance offre une couverture adéquate pour de tels événements, mais dans les cas où la compagnie d’assurance perçoit des risques hors de l’ordinaire, elle offrira une couverture pour cet événement spécial à un coût approximatif de 150$. Une division qui est l’hôte de l'A.G.M. devrait fournir au directeur exécutif, au moins deux mois avant la date de l’événement, les renseignements suivants qui seront transmis à notre courtier d’assurance : |
|
| - | les dates et la nature de l’événement | |
| - | le nom de la ville où se tiendra l’événement. | |
| - | le ou les endroits spécifiques où se tiendra l’événement. | |
| - | le nombre approximatif de personnes qui seront présentes et si on servira de la nourriture et de la boisson. | |
| - | moyens de transport : par exemple, le nombre de véhicules utilisés, les distances impliquées et qui seront les conducteurs. (On pourrait par exemple identifier les conducteurs comme étant des membres retraités bénévoles) | |
| - | toute autre information que vous jugerez pertinente. | |
| 5. | La police d'assurance de la responsabilité civile des entreprises ayant une limite de 2,000,000$ par perte, assure le comité exécutif, les membres des comités exécutifs des divisions, les membres et les bénévoles contre toute responsabilité pour faute découlant d’un acte de négligence ayant pour résultat des lésions corporelles ou des dommages matériels à une tierce personne. Notre police d’assurance couvre : | |
| - | les actions des officiers, employés, bénévoles et les membres sur une base d’événement, | |
| - | les lieux et endroits d’exploitation possédés ou loués et le terrain, | |
| - | les lésions causées aux participants, lors d’activités sportives ou de club, | |
| - | les clauses d’indemnisation contractuelle des baux et contrats, | |
| - | les lésions corporelles, la diffamation, la calomnie, une arrestation illégale, et la discrimination, | |
| - | la publicité et les activités d’édition, | |
| - | les véhicules n’appartenant pas à l’assuré, | |
| - | les frais médicaux, | |
| - | la responsabilité civile concernant les boissons alcoolisées, | |
| - | la responsabilité civile des locataires.. | |
Partie 3 Chapitre 3.3 - Aide financière pour envoyer un délégué à l'A.G.M.
| 1. | Une division pourrait être incapable de payer pour l’inscription et les dépenses de voyage d’un délégué pour sa participation à l’assemblée générale annuelle. Dans un tel cas, une aide financière pourrait être disponible à partir du fonds général d’opérations de l’Association ou du fonds de réserve. | |
| 2. | Pour obtenir de d’aide financière, soumettre une demande par écrit au bureau national avant le 31 janvier de l’année de l’assemblée générale en fournissant l’information suivante : | |
| (a) | Une copie du bilan financier de la division ainsi qu’une copie de l’état des revenus et des dépenses en date du 31 décembre précédent, en plus d’une liste de tout investissement qui n’est pas indiqué dans le bilan, pour quelque raison que ce soit. | |
| (b) | Le nom du membre actif en règle ou du membre à vie qui sera le délégué de la division et qui aura le pouvoir de voter au nom de la division. Indiquer si ce membre occupe un poste au sein du comité exécutif de la division. | |
| 3. | Le comité exécutif révisera la demande et décidera de payer en entier ou en partie les dépenses du délégué. | |
Partie 4
Assemblée générale des membres.
| Chapitre 4.1 | |||
| Organisation & accueil d’une A.G.M | |||
| Procédures divisionnaires / Guide: | |||
| Général | |||
| Président de division | |||
| Président du comité de l'A.G.M. | |||
| Annexe 1 | |||
| Partie 1 | |||
| Planification | |||
| Partie 2 | |||
| Réunion de l’exécutif | |||
| Partie 3 | |||
| Activités sociales | |||
| Partie 4 | |||
| Commentaires généraux | |||
| Partie 5 | |||
| Protocole | |||
| Annexe 2 | |||
| Annexe 3 | |||
| Chapitre 4.2 | |||
| Soumission des résolutions pour une A.G.M. | |||
Partie 4 Chapitre 4.1 - Organisation & accueil d’une AGM
| Procédures divisionnaires / Guide: | ||
| Général | ||
| L’Association est une corporation fédérale incorporée en vertu de la Loi sur les corporations canadiennes. L’Association doit opérer selon les exigences de cette loi qui stipule que chaque corporation fédérale doit tenir une assemblée générale de ses membres chaque année. Il ne doit pas y avoir plus de quinze mois entre les assemblées générales annuelles. | ||
| Dans les débuts de l’Association, l’assemblée générale annuelle consistait simplement d’une réunion annuelle des membres du comité exécutif, qui se tenait dans la ville où était située les quartiers généraux de l’Association. Avec le temps, les divisions se sont vues accorder l’opportunité d’organiser et d’accueillir ces assemblées générales annuelles auxquelles les membres ont subséquemment été invités. Ces assemblées ont alors pris une autre dimension lorsque des activités sociales y ont été introduites et que ces rencontres annuelles ont été organisées et accueillies par différentes divisions. | ||
| Président de division | ||
| Lorsque votre division a reçu l’approbation d’organiser et d’accueillir l'A.G.M., nommez un membre de votre division comme président du comité de l'A.G.M. Même si le titulaire de ce poste peut changer au cours des ans, quelqu’un doit préparer un plan d’action et un échéancier pour les activités afin de s’assurer que toutes les étapes seront accomplies. | ||
| Président du comité de l'A.G.M. | ||
| Utilisez , les Parties 1 et 2 de l’Annexe 1, ainsi que Annexe 2 et Annexe 3 comme guide pour vous aider à remplir vos fonctions. | ||
| Développez un plan d’action global ainsi qu’un échéancier concernant les tâches critiques et les différentes étapes à accomplir. | ||
| Annexe 2 and Annexe 3, plan de table mis à jour | ||
Partie 4 Chapitre 4.1 (Annexe 1)
| Ordre des événements: | ||
| Jeudi : | ||
| - | Arrivée du conseil national (incluant le comité exécutif, les présidents de divisions, les délégués) les gouverneurs, les épouses ou les compagnes, | |
| - | Inscriptions hâtives, | |
| - | Organisez une rencontre entre le comité organisateur et le comité exécutif afin de revoir les procédures pour l'A.G.M. et résoudre tout problème pouvant avoir fait surface ou qui pourrait survenir. | |
| Votre division pourrait décider de mettre en place une réception du président pour le conseil national, les gouverneurs, le comité organisateur, les épouses ou les compagnes; par exemple, une réception vins et fromages, un cocktail, etc. Toutefois, même si cette réception n’est pas nécessaire, il a été démontré par le passé qu’une telle réception s’avère utile. La décision sera cependant laissée au comité organisateur. | ||
| Vendredi: | ||
| - | La réunion du conseil national a lieu au cours de l’avant-midi et de l’après-midi et est ouverte à tous les membres inscrits. Le comité organisateur prend les arrangements nécessaires pour fournir le lunch au conseil national pour le repas du midi. | |
| - | La réception du président national est prévue pour la soirée. | |
| Samedi: | ||
| - | L’assemblée générale annuelle qui est ouverte à tous les membres inscrits et à tous les invités prend place au cours de l’avant-midi et de l’après-midi. Un lunch sera disponible pour tous ceux qui sont présents, à l’exception des épouses qui participent à un programme spécial. | |
| - | Le diner dansant de l'A.G.M. se tiendra au cours de la soirée. La tenue sera la tenue de soirée ou la tenue de ville, comme il sera décidé par la division hôte ou par le comité organisateur. Cet événement est habituellement ouvert à tous les participants inscrits et aux invités. | |
| Dimanche: | ||
| - | On organise habituellement un service religieux et/ou un rassemblement le dimanche matin. | |
| - | Le dimanche après-midi est habituellement réservé pour des activités sociales telles qu’un barbecue, un party de homards, une épluchette de blé d’inde, etc. avec un divertissement quelconque. | |
| Commentaires sur la planification et l’organisation | ||
| Le président de la division qui sera aussi membre d’office de tous les comités, devrait choisir un président du comité organisateur de l'A.G.M. qui est une personne possédant le sens de l’organisation et de la motivation. | ||
| Le président du comité organisateur de l'A.G.M. devra choisir un secrétaire et un trésorier. | ||
| Des présidents de comités seront alors choisis pour remplir les fonctions mentionnées plus bas. Des comités peuvent être ajoutés ou éliminés selon ce que le président du comité organisateur de l'A.G.M. décidera. | ||
| - | Finances (incluant le trésorier) | |
| - | Activités de financement | |
| - | Inscriptions | |
| - | Transports | |
| - | Hébergement | |
| - | Divertissements (Incluant le diner dansant) | |
| - | Programme pour les épouses | |
| Lorsque les comités principaux seront en place, on préparera un plan d’affaires. Les expériences et les résultats d’A.G.M. antérieures pourront certainement être utiles pour cette tâche. Les responsables de ces comités devraient choisir des membres pour les assister et établir des souscomités si cela est nécessaire. | ||
| Suggestions: | ||
| - | Réservez avec l’hôtel hôte et/ou d’autres lieux des salles pour les réunions, les lunches, le dîner dansant, etc. aussitôt que possible. Souvent, les hôtels et les centres de conférences ou congrès sont réservés des années à l’avance. | |
| - | Réservez tôt pour le divertissement, tel un orchestre pour le dîner dansant, le divertissement pour la réception du président, l’activité sociale du dimanche après-midi, etc. Les artistes populaires ont un horaire chargé et sont retenus longtemps à l’avance. | |
| - | Réunissez-vous sur base régulière et apportez les changements qui s’imposent lorsque nécessaire. Au fur et à mesure que l'A.G.M. approche, réunissez-vous plus fréquemment. | |
| - | Demandez aux présidents des comités de préparer et fournir un budget aussitôt que possible au comité des finances, afin qu’un budget global soit élaboré. Souvenez-vous qu’il est préférable de viser haut avec votre budget plutôt que de sous-estimer vos dépenses. | |
| - | Identifiez les sources de revenus possibles, par exemple : la division, le monde des affaires, des commanditaires, le soutien de différentes entreprises, etc. | |
| - | Assurez-vous le support de nombreux membres de votre division, des épouses et des Dames auxiliaires aussitôt que possible. | |
| Le trésorier devrait : | ||
| - | ouvrir un compte de banque séparé pour l'A.G.M. | |
| - | permettre à au moins une autre personne d’être signataire autorisé dans ce compte. | |
| - | recevoir, déposer et justifier toutes les sommes reçues ou dépensées. | |
| - | recevoir les copies des budgets de tous les autres comités. | |
| - | préparer un budget pour l'A.G.M., le réviser et apporter les modifications requises. | |
| - | fournir des rapports financiers à jour lors des réunions des comités. | |
| - | en se basant sur les dépenses et les revenus anticipés, déterminer le coût d’inscription par personne au moins deux ans à l’avance de l'A.G.M. | |
| - | préparer un rapport financier final pour l'A.G.M. | |
| Le comité des activités de financement. | ||
| Le financement est la responsabilité de la division. Vous devez être bien au fait du budget de l'A.G.M. en tentant de recueillir les fonds nécessaires pour cet événement. Sans vous limiter à votre imagination et votre ingéniosité, voici quelques idées pour des activités de financement : | ||
| - | un encan, un dîner dansant, une loterie ou casino (renseignez-vous sur les lois provinciales), ventes d’articles, tournois de cartes, ventes d’articles du magasin de la G.R.C., etc. | |
| - | solliciter l’appui des secteurs privés et publics, que ce soit en argent ou en nature, par exemple : des véhicules prêtés pour le transport, impression de documents gratuite, publicité gratuite, etc. | |
| - | tentez d’obtenir des commanditaires importants. | |
| - | au cours des dernières années, des divisions hôtes ont obtenu l’aide financière répartie proportionnellement de la part d’autres divisions pour ensuite partager les profits ou en remboursant simplement les fonds prêtés. | |
| Le comité des inscriptions devrait : | ||
| - | préparer un formulaire d’inscription, | |
| - | avoir la responsabilité de recevoir et de consigner toutes les demandes d’inscription, | |
| - | fabriquer des insignes porte-nom pour tous les participants (en grosses lettres) | |
| - | garder une liste à jour des participants inscrits avec l’information pertinente pour pouvoir communiquer avec eux au besoin. | |
| - | préparer des trousses d’inscription contenant de l’information locale sur les sites touristiques, les restaurants, les magasins de souvenirs, les centres commerciaux, etc. (tenter d’inclure des coupons rabais pour les magasins, les restaurants, etc.) | |
| - | installer un bureau d’inscription et de renseignement avec le personnel approprié. | |
| - | obtenir les heures d’arrivée des participants du comité des transports. | |
| Le comité des transports devrait: | ||
| - | obtenir le soutien d’une compagnie aérienne pour offrir des vols avec rabais et même des billets gratuits qui seront utilisés comme prix, etc. | |
| - | obtenir toutes les formes de transports, par exemple : les minibus pour le transport des participants entre l’aéroport et les hôtels, les autobus pour les visites spéciales comme celles du dimanche, pour le programme des épouses ou tout autre événement qui ne se déroule à l’hôtel de l'A.G.M.) | |
| - | organiser la rencontre à l’aéroport de tous les participants à leur arrivée et lors de leur retour à la suite de l'A.G.M. La courtoise sera de mise car ce sera le premier contact que ces participants auront avec des membres de la division hôte. | |
| Le comité de l’hébergement devrait: | ||
| - | déterminer où l'A.G.M. devrait être tenue et s’assurer que le centre des congrès de l’hôtel est assez grand pour recevoir tous les participants prévus et qu’il y a assez de salles pour les réunions du comité exécutif, de l'A.G.M., le dîner dansant, la réception du président, etc. | |
| - | prévoir un espace adéquat pour le comptoir d’inscription et d’information. | |
| - | prévoir un espace pour une table pour vendre des articles souvenirs de l'A.G.M. si le comité organisateur désire le faire. | |
| - | prévoir pour tous les repas, incluant le lunch du conseil national, le lunch de l'A.G.M. et le dîner dansant. | |
| Le comité du divertissement devrait : | ||
| - | prendre les arrangements pour obtenir de la musique pour le dîner dansant, | |
| - | aobtenir du divertissement pour la réception du président national, | |
| - | obtenir du divertissement pour les activités sociales du dimanche après-midi. | |
| - | mettre en place à l’hôtel avec le personnel adéquat une suite de réception si le comité organisateur de l'A.G.M. désire en mettre une en place. | |
| - | prendre les arrangements pour un service religieux pour le dimanche matin, si un tel service est planifié. | |
| Souvenez-vous qu’il faudra faire vos réservations tôt car les bons orchestres et autres fournisseurs de services sont souvent en grande demande et pourraient ne pas être disponibles. | ||
| Le programme pour les épouses | ||
| Ce programme est généralement préparé et mis en place par les épouses des membres de la division ou les Dames auxiliaires. Plus bas, une liste d’activités typiques de ce programme : | ||
| Vendredi: | ||
| - | Magasinage dans les centres commerciaux ou les boutiques de la place, visites de lieux d’intérêt, etc. | |
| - | Participation à la réception du président au cours de la soirée. | |
| Samedi: | ||
| - | Visites touristiques, visites de lieux historiques avec un lunch en chemin. (Prévoir un retour de bonne heure à l’hôtel pour permettre assez de temps pour la préparation pour le dîner dansant.) | |
| Dimanche: | ||
| - | Les activités du dimanche seront celles prévues à l’horaire de l'A.G.M. | |
| Autres points importants dans la planification de l'A.G.M. : | ||
| - | Faire la promotion de votre A.G.M. Par exemple, la présentation de dépliants publicitaires lors d’A.G.M. précédentes, des articles dans la revue the Quarterly/la Trimestrielle, dans des bulletins d’autres divisions, etc. | |
| - | Les besoins en imprimerie seront importants : les dépliants d’information, les formulaires d’inscription, le papier à lettre, les cartes porte-nom et autres fournitures de bureau, etc. Le bureau touristique de votre ville ou de votre province pourrait être d’une aide précieuse. | |
| - | Afin de d’aider à amasser des fonds pour le comité de l'A.G.M., la vente d’articles tels que des casquettes, des T-shirts, des épinglettes ou d’autres articles souvenirs devrait être prise en considération. | |
| - | Les organisateurs d’A.G.M. précédentes l’ont fait avant vous et ont eu à surmonter plusieurs des défis que vous aurez à rencontrer. Servez-vous de leur expérience et sollicitez leur avis. Nous sommes certains qu’ils seront heureux de partager leur expérience avec vous. | |
Partie 2 – Réunion de l’exécutif
Il est très important que les membres du comité exécutif aient l’occasion de rencontrer le président de la division hôte, le président et les membres importants du comité organisateur de l'A.G.M. le jeudi, dans un endroit qui conviendra pour tous. Cette rencontre servira deux buts :
le premier étant de permettre au comité organisateur de la division hôte de mettre au courant le président national et le comité exécutif sur l’état des préparatifs pour l'A.G.M.
Le second étant de permettre de rencontrer le sergent d’armes et le comité des lettres de créances pour les renseigner sur leurs tâches. La division devrait obtenir l’utilisation d’une salle pour une durée d’environ une heure et assez grande pour contenir environ 20 personnes.
La réunion du conseil national et l’assemblée générale annuelle
Il est important que tous gardent en tête que la conduite de ces deux réunions d’affaires tombe sous l’autorité du président national qui, pour des raisons logistiques, pourrait décider que les choses se fassent de façon différente que celles qui sont décrites plus bas. Il est donc important que les divisions ne prennent unilatéralement aucune décision de faire les choses différemment de ce qui est indiqué plus bas, sans avoir préalablement consulter le président national. Nous ne pouvons pas insister assez sur l’importance de voir la division hôte, le bureau national et le président national travailler ensemble pour assurer le succès de ces réunions. Dans ce but, il est essentiel d’avoir un dialogue entre les parties impliquées qui sera constructif, efficace et opportun.
| Responsabilités du bureau national | ||
| Le directeur exécutif est responsable de s’assurer que les articles suivants seront disponibles lors de l'A.G.M. et lorsque pertinent, seront retournés au bureau national : | ||
| - | le Guidon de l’Association et un mât, | |
| - | des copies en nombre suffisant de l’ordre du jour de l'A.G.M., du budget national proposé, de la liste des membres décédés depuis la dernière A.G.M. afin d’en permettre la distribution à tous les membres participant à l'A.G.M., | |
| - | la Page Commémorative qui sera placée près de l’entrée où se tiendra l'A.G.M., | |
| - | le drap funéraire qui sera installé sur la table de la Page Commémorative, | |
| - | le maillet pour l’usage du président national lors de la tenue du conseil national et de l’assemblée générale annuelle et, | |
| - | des bulletins de vote, dans le cas où une élection est nécessaire. | |
Le bâton de commandement et les plaques d’identification
À la fin de l'A.G.M. la division que sera l’hôte de la prochaine A.G.M. prend possession du bâton de commandement et des plaques d’identification qui sont utilisées pour le plan de table des membres du conseil national et des gouverneurs. Cette division aura la responsabilité de s’assurer que ces articles seront disponibles avant le début des réunions du conseil national et de l’assemblée générale des membres. La division hôte doit prévoir une petite table qui sera située au niveau du plancher immédiatement devant le président national. Le sergent d’armes doit mettre sur cette table un support sur lequel le bâton de commandement sera déposé avant le début de chaque réunion. La division hôte est responsable de la sécurité du bâton de commandement après la fin de la réunion du conseil national et doit s’assurer qu’il sera remis en place avant le début de l’assemblée générale annuelle la journée suivante. À la fin de l'A.G.M. le bâton de commandement est présenté par le sergent d’armes au délégué de la division qui sera l’hôte de la prochaine A.G.M. et cette dernière personne aura ensuite la responsabilité de transporter le bâton à sa propre division et d’en assurer la sécurité jusqu’à la prochaine A.G.M. Au même moment, le délégué de la division hôte de la prochaine A.G.M. prendra possession des plaques d’identification mentionnées plus haut.
Drapeau et Guidon
Les bannières requises qui seront exposées à la réunion du conseil national et lors de l’assemblée générale annuelle sont le Guidon de l’Association et le drapeau canadien qui seront montés au centre de l’estrade principale, immédiatement derrière le président national. De temps à autre, la division hôte choisit de monter également le pavillon provincial et/ou celui du territoire. Ces pavillons seront montés de chaque côté du Guidon et du drapeau canadien qui demeureront au centre. L’utilisation de ces pavillons est laissée à la discrétion de la division hôte, sans en référer au président national. Habituellement dans les établissements importants où nos réunions et assemblées se tiennent, l’établissement possède déjà un bon nombre de pavillons des provinces ou des territoires et peut les mettre à notre disposition sans frais. Peu importe ce qui sera décidé, ce devra être fait avec goût sans devenir un objet de distraction et nuire à l’ambiance de nos réunions.
Le bureau national aura la responsabilité d’apporter le Guidon et son mât sur les lieux de la réunion et d’en prendre possession à la fin de ces réunions. La division hôte aura la responsabilité de fournir une base adéquate sur laquelle sera inséré le mât.
Sergent d’armes
Il s’agit d’un poste à titre honorifique. La division devra nommer un membre en règle qui a bonne apparence et qui est capable de remplir les fonctions de ce poste avec dignité. Ce membre devra être présent lors de l’ouverture et la fermeture de la réunion du conseil national et celles de l’assemblée générale annuelle et à la demande du président national, défilera avec le bâton de commandement à l’ouverture et à la fermeture des réunions. Sa présence ne sera pas requise pendant la durée des réunions. Même s’il n’y a pas de tenue vestimentaire prescrite pour cette fonction, nous suggérons que ce membre porte la tenue vestimentaire de l’Association, c’est-à-dire le blazer bleu marine pour la réunion du conseil national et le blazer rouge pour l’assemblée générale annuelle. Si ce membre n’a pas accès aux deux blazers, un ou l’autre pourra être porté lors des deux réunions..
Lors de certaines A.G.M. précédentes, le sergent d’armes a revêtu un uniforme d’époque ou l’uniforme actuel de la G.R.C.
Le comité divisionnaire des lettres de créances
La division hôte sélectionnera deux membres en règle qui serviront au sein de ce comité. Un troisième membre agira comme substitut au cas où l’un des deux autres n’est pas disponible lorsque requis.
Leur tâche consiste
premièrement, à calculer le nombre de votes par procuration que chaque délégué est en droit de soumettre au nom de sa division lors de l’assemblée générale annuelle. Le jeudi précédent la réunion du conseil national, le trésorier national fournira à ce comité l’information concernant le nombre de membres actifs en règle et les membres à vie qui ont le droit de vote pour chaque division. Ceci servira de base pour leurs calculs. Le comité demandera ensuite à la division hôte de lui fournir la liste des membres actifs et de membres à vie (par ordre de division) qui sont inscrits à l'A.G.M. afin de compléter leurs calculs. Le comité préparera un rapport (par division) contenant le nombre de votes par procuration que pourra utiliser chaque délégué.
Deuxièmement, les membres de ce comité seront présents tout au long de l'A.G.M. pour aider à compter les votes si le président national requiert qu’un vote soit tenu, et aussi pour surveiller et faire sortir les personnes qui ne sont pas autorisées à être présentes.
Troisièmement, afin d’éviter une situation embarrassante, la division hôte devra décider d’avance si les membres de ce comité seront invités, ou non, au lunch du Commandant le vendredi (si un tel lunch est prévu). S’ils ne sont pas invités, il faudra les en informer. Cela n’a pas toujours été fait dans le passé et il y a eu des situations gênantes quand ce fut le temps de quitter la salle pour aller au lunch.
Microphones et système d’enregistrement audio de la réunion du conseil national de l’assemblée générale.
Un nombre insuffisant et la mauvaise position des microphones n’aident pas notre cause quand vient le temps d’avoir des réunions efficaces. Cela mène toujours à de l’insatisfaction et à des plaintes de la part des participants. Nous comprenons qu’un système de son efficace est toujours une forte dépense, mais comme la majorité des divisions hôtes ont réalisé des profits lors des A.G.M. après que toutes les dépenses ont été payées, nous vous encourageons à fournir au moins le minimum de microphones requis comme suit :
| - | Un microphone dédié à l’usage exclusif du président national avec assez long de corde pour lui permettre de se lever et se déplacer jusqu’à un certain point, pour faire des présentations. Ceci s’applique aux deux réunions. | |
| - | Un microphone dédié à l’usage exclusif du président national avec assez long de corde pour lui permettre de se lever et se déplacer jusqu’à un certain point, pour faire des présentations. Ceci s’applique aux deux réunions. | |
| - | Il serait préférable d’avoir deux microphones sur pied (mais pas moins d’un) bien situés pour permettre l’accès facile aux membres qui assistent à l'A.G.M. et, | |
| - | Un microphone sur un podium pour permettre au commissaire ou à d’autres invités spéciaux de s’adresser aux participants de l'A.G.M. si cela est à l’ordre du jour. |
Assurez-vous que le déroulement de la réunion du conseil national et de l’assemblée générale annuelle est entièrement enregistré. Les enregistrements seront remis au secrétaire de l’Association à la fin de chaque rencontre pour être conservés.
La Page Commémorative
Les noms des membres décédés depuis l'A.G.M. précédente se sont plus lus à voix haute lors de l’assemblée générale annuelle. Nous affichons plutôt une Page Commémorative là où elle est facile d’accès lors de l'A.G.M. pour que les membres puissent en prendre connaissance.
La division verra à fournir un chevalet et un panneau rigide (de préférence noir) assez grand pour que l’on puisse y apposer la Page Commémorative qui contient environ 6 pages de papier (8 ½ x 11).
Code de tenue vestimentaire pour les réunions du conseil national et pour l’Assemblée générale annuelle.
Le président national dicte quel sera la tenue vestimentaire pour ces deux réunions. Si le commandant de la division de la G.R.C. est l’hôte d’un lunch du midi pour les membres du conseil national, les gouverneurs et les autres personnes qui y seront invitées, le port du blazer bleu marine et la cravate régimentaire est de mise.
Les membres du comité exécutif porteront le blazer rouge et la cravate régimentaire ou la cravate aux couleurs du tartan lors de l’assemblée générale annuelle. Nous encourageons aussi les délégués des divisions et les gouverneurs à faire de même. Si les blazers rouges ne sont pas disponibles, le blazer bleu marine est l’autre solution préférée. Toutefois, si le blazer bleu marine n’est pas disponible, un complet simple et une chemise avec cravate devront être portés. Il sera laissé à la discrétion des membres qui participeront à l’assemblée générale annuelle de décider quelle tenue vestimentaire ils adopteront. Si la division hôte envisage une tenue vestimentaire autre que celle décrite plus haut, nous l’encourageons fortement à en discuter avec le président national bien à l’avance afin d’éviter tout problème de communication, de confusion ou d’embarras.
Délégués des divisions, gouverneurs et membres du comité exécutif.
Nous réalisons qu’il est très important que vous sachiez exactement le nombre de sièges et de microphones qui devront être installés pour les délégués des divisions, les gouverneurs et les membres du comité exécutif qui seront présents lors de la réunion du conseil national et de l’assemblée générale annuelle. Les divisions aviseront tôt le bureau national du nom de leur délégué ou confirmeront leur décision de ne pas envoyer de délégué. À cet égard, veuillez garder en mémoire les points suivants :
toutes les divisions pourraient avoir des délégués présents. Par le passé toutefois, ce ne sont pas toutes les divisions qui ont envoyé des délégués. Il y a donc de bonnes possibilités que l’on retrouve moins de délégués présents que le nombre maximum possible. Environ vingtsix (26) délégués serait un nombre réaliste. Aussitôt qu’une liste complète est disponible, le bureau national la fera parvenir à la division hôte.
aussi, nous n’avons aucune façon de savoir combien de gouverneurs seront présents, simplement parce qu’ils font eux-mêmes leurs propres inscriptions et arrangements de voyage. Pour des fins de planification, vous pouvez prévoir environ six (6) gouverneurs présents lors de la réunion du conseil national et de l’assemblée générale annuelle.
dans la même veine, vous pouvez vous attendre à ce que tous, ou presque tous les neuf (9) membres du comité exécutif, plus le directeur exécutif ainsi que l’ombudsman national soient présents. Ce qui ferait un total de onze (11) personnes à la table d’honneur.
Plan de table pour la réunion du conseil national et pour l’assemblée générale annuelle.
Le plan de table suggéré pour la réunion du conseil national et de l’assemblée générale annuelle devrait correspondre aux plans des Annexe 2 et Annexe 3. Nous suggérons aussi que la table des membres du comité exécutif soit installée sur une estrade afin, non pas pour une raison spéciale, mais bien pour que tous les autres participants puissent voir le président national et les autres officiers de l’Association et afin que ces derniers aient aussi une vue non obstruée des participants.
Dans le plan de table pour les délégués des divisions, il devra y avoir assez d’espace pour accommoder jusqu’à six (6) gouverneurs.
Si, pour des raisons logistiques, vous voulez procéder avec un plan de table qui sera de beaucoup différent de celui proposé dans les annexes, vous devrez en discuter avec le secrétaire national bien avant de vous engager et de procéder aux arrangements finaux..
Octogénaires
Il est de notre habitude de souligner la présence des membres de quatre-vingt (80) et plus lors de l’assemblée générale annuelle. Afin de souligner cette étape importante de la vie, vous devriez obtenir les services de quelqu’un pour prendre des photos à la fin de l’assemblée générale. Bien que ce soit un geste apprécié, nous laissons donc à votre discrétion le fait de faire parvenir à chacun de ces octogénaires une copie de ces photos après l'A.G.M. Du moins, il faudra en faire parvenir une copie au bureau national, qu’elle fasse partie ou non d’un article rédigé par un membre de votre division concernant l'A.G.M. qui sera publié dans la revue the Quarterly/la Trimestrielle.
La réception du président national
Aide financière
Le bureau national fournit une subvention de 1,500$ pour aider à couvrir les dépenses de la réception du président national. Le secrétaire national fera parvenir un chèque de ce montant à la division hôte avant l'A.G.M.
Le rang d’accueil
La décision de mettre en place un rang d’accueil appartient au président national. Au cours des dernières années, en accord avec le président national, il a été décidé de ne pas avoir de rang d’accueil et de permettre ainsi au président national d’avoir quelques moments durant la soirée pour rencontrer les membres et les invités présents. Le comité organisateur devra, aussitôt que possible, communiquer avec le président national pour s’enquérir de sa décision de mettre en place, ou pas, un rang d’accueil.
La réception du président de la division hôte.
Bien qu’il n’y ait aucune exigence à cet égard, le président de la division hôte peut décider d’offrir une réception. Il y a déjà eu occasionnellement de telles réceptions par le passé et elles se sont avérées utiles..
Une telle réception devrait se tenir sans cérémonie et plus pertinemment le jeudi soir avec les délégués, les gouverneurs et les membres du comité exécutif national qui seront invités. Le président de la division hôte décidera qui de sa division sera invité, mais il est suggéré d’inviter le président du comité organisateur de l'A.G.M. et ses principaux aides.
Cela n’est pas seulement une occasion pour les membres du conseil national de se rencontrer et de rencontrer leurs hôtes, mais cela permet aussi de procéder à toute annonce concernant la rencontre du vendredi, telle que : le transport, la tenue vestimentaire, l’heure de la réunion, etc.
Pensez à inviter les épouses également étant donné qu’elles seront probablement étrangères les unes les autres. Ce sera aussi là une occasion de rencontrer leurs homologues.
Nous suggérons que l’on se limite à des amuse-gueules et des breuvages légers comme rafraîchissements.
Le lunch de l’officier commandant
C’est devenu une coutume, mais non une nécessité, qu’un lunch soit offert le vendredi midi aux membres du conseil national par le commandant de la division de la G.R.C. où se déroule l'A.G.M.
La responsabilité de tels arrangements incombe à la division hôte. Il est préférable que les membres qui participeront à ce lunch soient vêtus de façon uniforme pour cette occasion semi-officielle. Ainsi, il faudra aviser à l’avance les personnes qui seront invitées que la tenue vestimentaire sera le port du blazer bleu marine, une chemise avec la cravate régimentaire, sinon un habit simple avec chemise et cravate.
Lunch du samedi pour les dames.
Un tel événement joue une partie importante dans le plaisir éprouvé par les épouses à participer à l'A.G.M. Assurez-vous que la tenue vestimentaire suggérée, l’heure du départ, la durée du lunch et toute autre information pertinente sont communiquées aux dames par l’entremise de la trousse d’inscription, d’affiches, ou de tout autre moyen disponible afin que toutes aient l’information nécessaire à temps pour l’événement.
Cérémonie religieuse du dimanche
Bien qu’il n’y ait pas d’obligation de tenir un rassemblement pour cérémonie religieuse ou de prévoir un service religieux le dimanche, de tels événements sont appréciés de plusieurs participants à l'A.G.M. Étant donné les diverses croyances religieuses des participants, il sera sans doute difficile de mettre en place un rassemblement ou une cérémonie religieuse qui conviendra aux besoins de chacun. Il serait préférable de prévoir un service interconfessionnel et de fournir de l’information au comptoir d’inscription de l'A.G.M. concernant les endroits où se trouvent les différentes églises, synagogues, etc. et sur la façon de s’y rendre.
Si vous planifier un rassemblement pour cérémonie religieuse, nous vous recommandons de choisir quelqu’un avec de l’expérience en marche militaire pour regrouper les membres en formation de troupe et de procéder avec un défilé dans un ordre raisonnable. Aussi, laissez savoir à tous ceux qui veulent faire partie de ce rassemblement, quelle sera la tenue vestimentaire suggérée.
Partie 4 – Commentaires généraux
Dons corporatifs
Par le passé, l'A.G.M. a reçu le soutient financier de la compagnie d’assurances Great West Life (GWL) par un don de 3,000$ ainsi qu’une contribution de 1,900$ de la part de la G.R.C. Le directeur exécutif entreprendra les arrangements nécessaires à cet égard.
Invitation au commissaire
Nous voulons rappeler à la division hôte que le commissaire de la G.R.C. est le président honoraire de l’Association et par simple courtoisie, devrait être invité au nom de l’Association à participer à chaque A.G.M. étant l’invité de la division hôte. Il serait souhaitable pour la division hôte, tôt dans l’année, de travailler étroitement avec le bureau national afin de faire parvenir une lettre d’invitation au commissaire, en se rappelant que ce dernier a un horaire très chargé et prévu longtemps à l’avance. Le bureau national s’occupe normalement de la lettre et de communiquer avec le bureau du commissaire, toutefois, la division devra fournir ce qui suit :
l’information pertinente sur l’horaire complet des événements auxquels le commissaire sera convié,
la tenue vestimentaire des différents événements.
l’information concernant une invitation à le faire ou le fait que vous vous attendez à ce que le commissaire prenne la parole ou propose un toast, ou réponde à un toast, et
confirmation à l’effet que l’épouse du commissaire, que l’aide-de-camp du commissaire ainsi que son épouse sont également invités.
Le commissaire et les membres de son entourage devraient être traités avec tout le respect qu’il leur est dévolu pour la durée de leur séjour. Il faudra s’assurer qu’ils sont rencontrés afin d’être escortés aux différents événements. Il serait de bon goût de s’assurer que l’on offre des rafraichissements au commissaire à tous les événements sociaux, à moins qu’il n’indique qu’il s’occupera lui-même de se procurer des rafraîchissements. Le commissaire est responsable de ses propres préparatifs de transport, d’hébergement et dépenses, etc.
Autres invités spéciaux et dignitaires
À l’exception de notre président d’honneur, Son Excellence le gouverneur général, il sera laissé à la discrétion de la division hôte d’inviter les dignitaires qu’elle choisira, incluant les représentants locaux de la G.R.C. Le gouverneur général a accepté le poste de président d’honneur de notre association, mais cette acceptation a pris place en 2001 et nous n’avons aucun précédent sur la façon de procéder pour inviter Son Excellence ou sur le protocole à suivre. Si une division hôte souhaite la présence du gouverneur général à un dîner dansant ou à un autre événement de l'A.G.M., pour des raisons pratiques et de protocole, la communication avec le bureau du gouverneur général devra se faire par l’entremise du bureau du président national bien avant l'A.G.M., mais pas plus qu’un an à l’avance.
Article pour la revue « the Quarterly/la Trimestrielle »
Il est suggéré que la division hôte soumette un article convenable concernant l'A.G.M. accompagné de photos afin que le tout soit publié dans « the Quarterly/la Trimestrielle ». Cela permet non seulement de fournir de l’information intéressante sur un événement majeur dans la vie de l’Association mais aussi une publicité gratuite pour la division hôte sur une opération réussie. On pourra communiquer avec l’éditeur de la revue pour son aide à cet égard.
S’assurer que tous les aspects du protocole ont été envisagés et respectés est un vrai signe de maturité de notre association et la bonne façon de planifier une A.G.M.
Le président national devrait être traité avec toute la courtoisie qui lui est due tout au long de son séjour dans votre division en reconnaissance du poste de prestige qu’il occupe. Cela débute par des arrangements personnalisés concernant son transport dès son arrivée à l’aéroport jusqu’à son départ. Nous vous suggérons de ne pas faire voyager le président dans un minibus bondé de passagers à moins qu’il ne le veuille luimême. Il se pourrait qu’il ait besoin de ces quelques moments de repos privés pour relaxer, se recueillir, pour finaliser les paroles d’un discours, ou pour discuter avec un conseiller qui s’est joint à lui, etc. Vous pourriez aussi négocier avec le gérant de l’hôtel pour obtenir sans frais additionnels des accommodations de prestige telle une suite, et ce en reconnaissance du nombre important de clients que l'A.G.M. apporte à l’établissement.
Dans l’éventualité ou le Monarque ou Son Excellence le gouverneur général accepte de participer à certaines activités sociales de l'A.G.M., il est suggéré que le bureau national agisse en qualité de bureau de liaison avec la résidence du gouverneur général. Ceci afin de s’assurer que tous les aspects de l’itinéraire et du protocole à l’égard de l’accueil et la réception à offrir au Monarque ou au Vice-roi ainsi qu’à son escorte soient examinés et planifiés bien à l’avance.
Bien que les préparatifs pour le dîner dansant soient sous la seule responsabilité de la division hôte, il faudrait s’assurer que le président national, le Monarque ou le Vice-roi, le commissaire et leurs épouses soient assis à la table d’honneur. Gardant en mémoire le désir des membres de danser et de socialiser ainsi que le fait que certains de nos membres présents seront avancés en âge et voudront quitter plus tôt, il est suggéré que la partie officielle du programme incluant les discours, soit gardée relativement courte. Vous pourriez considérer faire vos présentations et remises de récompenses lors d’un autre événement comme à l'A.G.M. ou lors de l’événement du dimanche, si un tel événement est planifié.
Partie 4, Chapitre 4.1 (Annexe 2)
Réunion du conseil national.
Note: Les délégués seront assis selon l’ordre alphabétique du nom de leur division.
Partie 4, Chapitre 4.1 (Annexe 3)
Assemblée générale annuelle
Note: Les délégués seront assis selon l’ordre alphabétique du nom de leur division.
Partie 4 Chapitre 4.2 - Soumission des résolutions pour une A.G.M.
| Général | ||
| 1. | Les résolutions doivent être par écrit. Elles sont utilisées pour modifier des statuts, l’Acte constitutionnel, les Lettres patentes ou les Lettres patentes supplémentaires, sans toutefois êtres limitées à ces sujets. | |
| 2. | Les résolutions doivent être par écrit. Elles sont utilisées pour modifier des statuts, l’Acte constitutionnel, les Lettres patentes ou les Lettres patentes supplémentaires, sans toutefois êtres limitées à ces sujets. | |
| Division | ||
| 3. | Tentez de résoudre toute difficulté qui exige que votre division soumette une résolution lors de l'A.G.M. Vous pourriez vous référer au comité exécutif pour déterminer si le problème pourrait être réglé ou traité d’une autre façon. | |
| 4. | Placez sur la liste des affaires inachevées de l’ordre du jour du comité exécutif de votre division toute résolution soumise par votre division lors de l'A.G.M. Le besoin de soumettre une résolution ne devrait pas être une décision de dernière minute mais bien quelque chose de planifié bien à l’avance avant qu’elle ne soit soumise. | |
| 5. | Songez à choisir un membre de votre division qui s’y connaît dans les règles de procédures sur les résolutions selon Robert’s rules of Orders pour préparer toute résolution que vous voulez présenter lors de l’A.G.M. | |
| 6. | Avant le 15 janvier, soumettez au bureau national une liste des résolutions que votre division voudrait placer à l’ordre du jour de l'A.G.M. de l’année donnée. Les résolutions par écrit devront être soumises au bureau national avant le 15 mars. | |
Partie 5 - Les caisses fiduciaires de bienfaisance
Partie 5 Chapitre 5.1 - Honorer la mémoire d’anciens membres de la G.R.C. lors de leur décès
| Général | ||||
| 1. | Lors du décès d’un ancien membre de la G.R.C. : | |||
| (a) | La Caisse fiduciaire de bienfaisance de la G.R.C. va payer pour : | |||
| (i) | un bouquet ou une couronne de fleurs d’une valeur de 100$ ou moins (incluant les taxes) ou, | |||
| (ii) | un don de 50$ à un organisme canadien de charité enregistré. | |||
| (b) | La Caisse fiduciaire de bienfaisance de l'Association des anciens de la G.R.C. fera un don de 50$ à un organisme canadien de charité enregistré. | |||
| Division | ||||
| 2. | Une division peut honorer la mémoire d’un ancien membre de la G.R.C. lors de son décès en : | |||
| (a) | offrant un bouquet ou une couronne de fleurs, ou | |||
| (b) | en effectuant un don de 100$ à un organisme canadien de charité enregistré. | |||
| 3. | Si vous désirez recevoir un remboursement pour toute dépense effectuée selon 2(a) ou 2(b), faites parvenir un reçu en deux copies au bureau national. | |||
| 4. | Ajoutez le matricule et le nom complet de l’ancien membre sur le reçu. Cette marque de reconnaissance s’applique à tous les anciens membres de la G.R.C. Une seule division peut demander le remboursement de ces dépenses pour un même membre décédé. | |||
Partie 5 Chapitre 5.2 - Assistance financière à d’anciens membres de la G.R.C. ou à des membres de leur famille immédiate qui sont dans le besoin.
| Général | ||
| 1. | Il y a des fonds disponibles dans la Caisse fiduciaire de bienfaisance de la G.R.C. pour améliorer le bien-être d’anciens membres de la G.R.C. ou des membres de leur famille immédiate, ou leur veuve (veuf) et leurs personnes à charge qui sont dans le besoin. | |
| 2. | Une personne à charge est une personne ayant une raison légale de réclamer de l’aide financière d’une personne. | |
| 3. | Une aide financière pourrait être sous la forme d’une subvention, ou lorsque le besoin est justifié, une série de paiements échelonnés sur une certaine période de temps. Lorsque que des paiements périodiques sont approuvés, le comité exécutif de la division est responsable de détenir les sommes qui lui sont avancées et de procéder aux paiements comme prévus. Si la situation de la personne qui se voit octroyée ces fonds s’améliore au point où les paiements périodiques ne sont plus nécessaires, ou en cas de décès, les fonds non utilisés seront retournés au trésorier national. | |
| Président divisionnaire | ||
| 4. | Nommer un agent aux avantages sociaux qui sera responsable de faire enquête sur les demandes d’aide financière. | |
| Agent aux avantages sociaux | ||
| 5. | Lorsque vous enquêtez sur une demande d’aide, référez-vous aux directives qui s’adressent à vous et qui se retrouvent dans le guide de la Caisse fiduciaire de bienfaisance de la G.R.C. | |
| 6. | Communiquez avec le directeur national responsable de la Caisse fiduciaire de bienfaisance de la G.R.C. pour toute aide dont vous pourriez avoir besoin dans l’évaluation de la demande d’aide. | |
| 7. | Si votre enquête établit que la demande est justifiée, acheminer les documents appropriés au bureau national par l’entremise du président de votre division. | |
Partie 5 Chapitre 5.3 - Directives, Caisse fiduciaire de bienfaisance
| Général, | |||
| 1. | Il faut noter qu'il y a deux caisses fiduciaires de bienfaisance: | ||
| (a) | Une caisse fiduciaire de bienfaisance qui contient des millions dollars. Il s'agit de la Caisse fiduciaire de bienfaisance de la G.R.C. Cette caisse est gérée par un comité de quatre personnes comprenant des membres réguliers et des employés de la fonction publique. Ce groupe se nomme le Comité de la caisse fiduciaire bienfaisance G.R.C. | ||
| (b) | La Caisse fiduciaire de bienfaisance l’Association des anciens de la G.R.C. contient moins de 100,000 $. Ce fonds est relativement inactif étant donné qu'au moment présent, il n'y a pas de mesures prévues pour réapprovisionner le fonds. Elle est gérée par la directeur de la Caisse fiduciaire de bienfaisance et d'autres membres du comité exécutif de l’Association des anciens de la G.R.C. Cette caisse serait utilisée pour accorder subventions justifiées qui ne rencontreraient pas les normes fixées par la Caisse fiduciaire de bienfaisance de la G.R.C. | ||
| Fonctionnement | |||
| (a) | Pour aider à la soumission d'une demande d'aide, il a été établi par la G.R.C. et l'Association des anciens de la G.R.C. que les demandes parvenant d'anciens membres de la G.R.C. ou de leurs personnes à charge seraient préparées par l'Association des anciens de la G.R.C. De telles demandes, lorsqu'elles sont justifiées, sont révisées et approuvées par des membres de l’Association des anciens de la G.R.C. C'est ensuite l’Association des anciens de la G.R.C. qui fournit les fonds à la division d'où provient la demande afin que l'aide soit acheminée aux demandeurs. | ||
| (b) | Afin de financer de telles demandes, la G.R.C. fournit une avance de fonds de 50,000$ à l’Association des anciens de la G.R.C. Ces fonds servent à répondre aux demandes qui sont justifiées. L’Association fournit ensuite toute la documentation pertinente concernant ces subventions au cu comité de la Caisse fiduciaire de bienfaisance de la G.R.C. Si ce comité entérine les subventions, il remboursera ensuite à l’Association les sommes dépensées pour en revenier à la somme initiale de 50,000$. Si le comité n'est pas d'accord, l'Association des anciens de la G.R.C. aura la responsabilité de trouver les fonds nécessaires pour réapprovisionner la caisse pour en revenir au montant initial. | ||
| Processus de qualification pour obtenir l'aide | |||
| (a) | Un demandeur d'aide dois être un ancien membre de la G.R.C., son épouse, ou une personne à charge de ce membre dois mois de 18 ans. La membre n'a pas besoin d'être un membre de l'Association des anciens de la G.R.C. Le demandeur doit se trouver dans une situation financière désastreuse avant de demander de l'ade de la Caisse fiduciaire de bienfaisance. Toutes les autres optons d'aide, telles que des parents, des programmes fédéral, provincial et municipal, des clubs sociaux ou tout autre source d'aide auront été envisagées avant d'avoir recours à la Caisse fiduciaire de bienfaisance. La Caisse fiduciaire de bienfaisance dois être considérée comme une mesure de dernier ressort. | ||
| (b) | Les subvention s de la Caisse fiduciaire bienfaisance n'ont pas pour but de renflouer le compte de banque du demandeur. Si c'est cas, la subvention devient superflue et on y mettra fin. Si le demandeur possède un compte de banque dans lequel il n'y a qu'un solde minime, il ne sera pas nécessaire pour le demandeur d'en utiliser solde avant de pouvoir acheminer une demande d'aide. Toutefois, si le demandeur possède un compte de banque avec un solde important, cela suffit pour le disqualifier obtenir de l'aide de la Caisse fiduciaire de bienfaisance. | ||
| Genres d'aide | |||
L'aide fournie par la Caisse fiduciaire de bienfaisance pourrait être comme suit: |
|||
| (a) | Coût de la vie – Lorsque les dépenses du coût de la vie demandeur dépassent ses revenus, la caisse considérera combler la différence. | ||
| (b) | Caisse fiduciaire de bienfaisance ne fournit normalement pas d'argent pour des frais d'inscriptions ou d'autres reliés à des institutions d'enseignement supérieur. Toutefois, si ces dépenses pourraient avoir pour résultat de fournir au demandeur de meilleures qualifications pour trouver un emploi et par le fait même de ne plus avoir besoin de l'aide la caisse fiduciaire bienfaisance, alors telles dépenses pourront être prises en considération. | ||
| (c) | La Caisse fiduciaire de bienfaisance peut rembourser des dépenses particulières comme des lunettes, chaussures spéciales, soins dentaires ou d'autres appareils, sous la forme de paiement unique, lorsque l'achat tels articles placerait le demandeur dans une position financière très précaire et que lesdits articles ne seraient pas disponibles par l'entremise d'autres sources de financement. | ||
| (d) | La Caisse fiduciaire de bienfaisance étudiera la possibilité de faire réparer ou de faire modifier l'habitat d'une personne handicapée lorsque ces réparations ou modifications sont nécessaires pour permettre à la personne handicapée de pouvoir jouir son logement. | ||
| (e) | Si une carte de crédit a un solde qui nécessite des remboursements mensuels, on pourra faire face à la situation selon une des deux façons | ||
| (i) Si le solde est relativement bas, un paiement unique pourra être pris en considération. | |||
| (ii) Si le solde est très élevé, il faudra en référer au comité de la Caisse fiduciaire de bienfaisance. | |||
Dans les deux cas, s'il y a paiement, le demandeur devra s'engager à détruire la carte de crédit et à ne pas faire une demande pour autre carte. |
|||
Partie 6 - Protocole, tenues vestimentaires et récompenses
| 6.1 | Protocole | ||
| 6.2 | Tenues vestimentaires | ||
| 6.3 | Achat d’effets et d’équipement | ||
| 6.4 | Récompenses et certificats |
Partie 6 Chapitre 6.1 - Protocole
| 1. | Le protocole concernant la façon de tenir des événements spéciaux se retrouve sur le site internet de Patrimoine canadien. On y retrouve des détails traitant de Préséance, Titres, Formules épistolaires, Honneurs et saluts. | |
| 2. | L'information peut être trouvée à l'adresse internet de Patrimoine Canadien (www.pch.gc.ca). Vous devez regarder dans le menu Hymnes et symboles sous Symboles nationaux. Ensuite, il faudra cliquer sur Protocole pour l'organisation de cérémonies (dans la colonne de droite). | |
| 3. | Si vous désirez de plus amples détails, vous pouvez obtenir de l'information sous la rubrique Contactez-nous du menu principal du site internet de Patrimoine Canadien. | |
| 4. | Le bureau national de l'Association des anciens de la G.R.C. peut fournir l'information nécessaire pour communiquer avec Patrimoine canadien si quelqu'un ne peut pas avoir accès à leur site internet. | |
Partie 6 Chapitre 6.2 Tenues vestimentaires
| Les règlements suivants décrivent la tenue vestimentaire de mise durant les activités de l’Association. La personne qui organise l’activité devrait préciser la tenue qui doit être portée. Nous demandons aux membres de l’association de porter la tenue suivante en ordre de préférence ou de disponibilité : le blazer rouge ou bleu, le complet, le veston sport ou une tenue appropriée. | ||
| Tenue de travail | ||
| - | Blazer bleu (blazer rouge optionnel) | |
| - | Chemise blanche, cravate régimentaire (Le tartan de la G.R.C. est optionnel) | |
| - | Pantalons gris (Noir ou bleu foncé avec le blazer rouge) | |
| - | Ceinture noire (avec ou sans l’écusson) | |
| - | Souliers noirs et bas noirs (Oxfords ou escarpins) | |
| - | Bas pour dame de couleur neutre | |
| - | (Complet, veston sport ou une tenue appropriée si les autres ne sont pas disponibles.) | |
| Tenue de sortie: Parades | ||
| - | Blazer rouge (Blazer bleu optionnel) | |
| - | Médailles grandeur nature | |
| - | Cravate régimentaire | |
| - | Gants blancs | |
| - | Calot (Couvre-chef officiel de l’association) | |
| - | Pantalon marine ou noir (Gris avec le blazer bleu) | |
| - | Ceinture noire | |
| - | Bas noirs | |
| - | Bas pour dame de couleur neutre (pour la tenue vestimentaire des dames) | |
| - | Chemise blanche | |
| - | Souliers noirs (Oxfords ou escarpins) | |
| Tenue de soirée | ||
| - | Blazer rouge (blazer bleu optionnel) | |
| - | Médailles miniatures (Médailles grandeur nature optionnelles) | |
| - | Chemise habillée (Chemise blanche optionnelle) | |
| - | Nœud papillon noir (Tartan de la G.R.C. optionnel) | |
| - | Cravate régimentaire (Cravate aux couleurs du Tartan de la G.R.C. optionnelle) | |
| - | Écharpe noire (Sash ou kummerbund - Large bande d'étoffe nouée autour de la taille) (L’écharpe aux couleurs du Tartan de la G.R.C. est optionnelle) | |
| - | Pantalon noir (ou gris avec le blazer bleu) | |
| - | Une longue jupe noire ou bleu foncé (ou grise avec le blazer bleu) | |
| - | Bas noirs (Bas pour dame de couleur neutre) | |
| - | Souliers noirs (Oxfords ou escarpins) | |
| - | Le smoking. (Un complet foncé peut aussi être porté si les autres tenues ne sont pas disponibles.) | |
| Les lignes directrices suivantes doivent être lues conjointement avec les règlements sur les tenues vestimentaires énoncés ci-dessus. | ||
| Couvre-chef : | ||
| Le calot sera porté pour les défilés et autres événements, lorsque le membre qui organise l’événement en fait la demande. Si un membre n’a pas de calot, il ne porte aucun couvre-chef. | ||
| Médailles : | ||
| Les médailles miniatures seront portées avec la tenue No. 3, (tenue de soirée) si elles sont disponibles. Les médailles grandeur nature se portent durant toutes les fonctions, à l’exception des événements non officiels et lorsque la tenue de mise est la tenue de soirée. Les médailles grandeur nature se portent sur le côté gauche de la poitrine alors que le bas des médailles se trouvent à environ un (1) centimètre au dessus de la ligne supérieure de la poche et centrées sur l’écusson. Les médailles miniatures sont centrées sur le revers gauche, le bas des médailles situées à environ un (1) centimètre au dessus de la ligne supérieure de la poche gauche de la poitrine. Les médailles de service sont portées du côté gauche de la poitrine alors que d’autres comme celles de la Royal Humane Society, la Légion royale canadienne, se portent du côté droit. | ||
| Médaillon du président | ||
| Le président national et les gouverneurs portent ce médaillon qui est porté autour du cou, soutenu par un ruban écarlate et or. Les présidents des divisions et les présidents sortants portent ce médaillon autour du cou soutenu par un ruban bleu et or. Le médaillon se porte lors de la présidence d’une réunion ou lors d’un événement où les médailles se portent. Voir www.gg.ca sous les rubriques Médailles & Décorations. | ||
| Emblèmes : | ||
| Par exemple, les coquelicots durant le jour du Souvenir, la feuille d’érable, le jour de la fête du Canada, se portent sur le revers gauche au-dessus des médailles ou de l’endroit où elles seraient placées si elles étaient portées. | ||
| (Des exemples du blazer rouge et du blazer bleu pour les femmes et les hommes seront ajoutés en annexe à une date ultérieure.) | ||
Partie 6 Chapitre 6.3 - Achat d’effets, d’équipement et autres fournitures.
| Procédures divisionnaires / directives | |||
| 1. | Les divisions et les membres de l’Association peuvent acheter des articles d’effets et équipement auprès du bureau national et de la G.R.C. | ||
| Articles offerts par le Bureau national: | |||
| 2. | Les articles offerts par le Bureau national de l’Association sont décrits à l’Annexe 1 | ||
| 3. | Les commandes doivent être envoyées au bureau national: | ||
| - | par téléphone (sans frais) : 1-877-251-1771 | ||
| - | par télécopieur : 613-993-4353 | ||
| - | par courriel: rcmp.vets@rcmp-grc.gc.ca | ||
| 4. | Sur réception d’une commande, retourner le paiement par chèque ou mandat à l’ordre de l’Association des anciens de la G.R.C., 1200, Promenade Vanier, Ottawa (Ontario) K1A 0R2. | ||
| 5. | Émettre les chèques à l’ordre de l’ « Association des anciens de la G.R.C. » | ||
| Articles offerts par la G.R.C. | |||
| 6. | Les articles offerts par la G.R.C. sont décrits à l’Annexe 1. On y trouve aussi des directives pour commander les articles et effectuer un paiement. | ||
| Envoyer les documents suivants à : | |||
Entrepôt de la DG de la G.R.C. |
|||
| - | demande écrite faisant état de l’article (des articles) requis. | ||
| - | copie de l’autorisation de porter (la carte d’identité fait état de cette autorisation) | ||
| - | chèque ou mandat à l’ordre du Receveur général du Canada au montant total. Inclure la TPS ou la TVH. Ne pas inclure la TVP. | ||
| - | adresse d’expédition |
||
| Achat de tissu et de boutons : | |||
| Outre l’achat d’articles d’uniforme, on peut également se procurer du tissu et des boutons afin de confectionner un blazer rouge des Anciens. Les divisions doivent coordonner ces demandes et effectuer une commande en vrac au besoin. Les commandes individuelles ne seront pas acceptées. | |||
| Pour confectionner un blazer rouge, on a besoin : | |||
| - | 29120-000 – Tissu pour tunique rouge - 3.0 mètres @ 25$ par mètre | ||
| - | 8582-100 – Boutons, 17mm - 4 de chaque @ 0.68¢ chacun = 2.72$ | ||
| - | 8584-100 – Boutons, 19mm - 3 de chaque @ 0.74¢ chacun = 2.22$. | ||
| taxes en sus comme mentionné plus haut | |||
| Les divisions doivent envoyer leur commande en vrac pour le tissu et les boutons, accompagnée d’un chèque ou d’un mandat émis à l’ordre du Receveur général du Canada et d’une adresse d’expédition à : | |||
| Planification et Comptabilité Programme Uniformes et Équipements 400 chemin Coventry, 2e étage Ottawa, ON K1A 0R2 |
|||
Partie 6 Chapitre 6.3 Annexe 1
Partie 6 Chapitre 6.3 Annexe 1 |
|
 |
|
| Association des anciens de la G.R.C. | Facture # _____________ |
| Facture de notre magasin | Notre dossier #: VA400-14 |
| À: | De: |
NOM
|
Association des anciens de la G.R.C.
|
| Chèque ou mandat de poste payable à: RCMP VA - Note: Aucune commande Visa accepté | ||
| Date de la commande: | Date envoyée: | Code: |
| Quantité | Descripton des articles | Prix/unité |
Sous total |
Taxes* |
Grand Total |
| Badges, Cap (écusson pour casquette) | $ 12.00 |
||||
| Bars, Tie (pince à cravate) | $ 5.00 |
||||
| Belt, Black Crested (ceinture noire avec écusson) | $ 30.95 |
||||
| Buttons, Blazer (boutons pour blazer) | $ 1.00 |
||||
| Caps, Wedge (calot) | $ 60.00 |
||||
| Crests, Blazer (écusson pour blazer) | $.30.00 |
||||
| Decals, Window (décalcomanie pour pare-brise) | $ 2.00 |
||||
| Memorial Ribbons (rubans commémoratifs) | $ 5.00 |
||||
| Pins, Lapel (épinglette pour revers de veston) | $ 7.50 |
||||
| Tacks, Tie (épingle à cravate) | $ 2.50 |
||||
| Ties, Regimental (cravate régimentaire officielle) | $ 16.50 |
||||
| Ties, Blue - Association Crest (cravate bleue arborant l'écusson de l'association) | $12.50 |
||||
| Ties, Plaid (cravate, plaid) | $ 25.00 |
Total |
$ | |
| Payé par: | Date: | Banque: | |
| TPS #: 12894 6332 RT 0001 | Commande traitée par: Jennifer D. Elliott.
Pour toute question ou commentaire, |
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| Rates | *Taux de la Taxe | ||
| 1. N.B., N-L & ONT | 13 % TVA | ||
| 2. AB, SK, MN, QC, YK, T.N.O., NU, I.P.E. | 5% TPS | ||
| 3. CB | 12 % TVA | ||
| 4. N.E. | 15% TVA | ||
| * Copie ou livre du Trésorier national - Num:_______ | Date d'entrée ___________ | # Page de la feuille des revenus __________ | |
Partie 6 Chapitre 6.4 - Récompenses et certificats
Voici une liste des certificats émis et reconnus par l’Association des anciens de la G.R.C.; il peut s’agir de certificats nationaux ou divisionnaires :
| Certificats nationaux de l’Association des anciens de la G.R.C. | ||
| - | Membre à vie11 |
|
| - | Membre honoraire | |
| - | Membre honoraire à vie | |
| - | Reconnaissance pour états de service (président national) | |
| - | Reconnaissance pour états de service (président divisionnaire) | |
| - | Reconnaissance pour états de service (comité exécutif national) | |
| - | Reconnaissance pour états de service (général) | |
| Certificats divisionnaires de l’Association des anciens de la G.R.C. | ||
| - | Membre honoraire | |
| - | Membre honoraire à vie | |
| - | Reconnaissance pour états de service (comité exécutif divisionnaire) | |
| - | Reconnaissance pour états de service (général) | |
| Certificats - Généralités2: 2 | ||
| 1. | Les certificats sont signés par le président national et le secrétaire ou le président et le secrétaire de la division. | |
| 2. | Tous les certificats de l’Association des anciens de la G.R.C. seront produits au bureau national. Les demandes pour émettre des certificats devraient être envoyées au directeur exécutif avec l’information requise trois (3) semaines avant la remise des certificats afin de permettre au bureau national de traiter la demande. | |
| 3. | La demande en vue d’émettre un certificat doit comprendre l’information suivante : | |
| . | Le type de certificat | |
| . | La langue préférée, anglais ou français | |
| . | La date où le certificat doit être émis | |
| . | Le nom au complet de la personne qui recevra le certificat | |
| . | Brève justification de la nécessité d’attribuer le certificat | |
| 4. | Les certificats divisionnaires seront retournés, à la division, non encadrés. | |
| NOTE DU TRADUCTEUR: « Dans ce document, les pronoms ou noms masculins ont été utilisés dans le but d'alléger le texte. Le lecteur pourra, à son goût, les lire comme des pronoms ou noms féminins ou masculins. » |